revDSG-Checkliste für Treuhandbüros beim KI-Einsatz

KI ist kein rechtsfreier Sonderfall

Das Schweizer Datenschutzgesetz regelt nicht nur klassische Datenbanken. Sobald ein KI-Workflow Informationen zu natürlichen Personen entgegennimmt, speichert, sortiert, zusammenfasst oder auswertet, ist der konkrete Bearbeitungsvorgang zu prüfen.

Die praktische Konsequenz: Eine KI-Einführung beginnt nicht beim Prompt, sondern beim Datenfluss. Was kommt aus welchem System? Was verlässt das Büro? Wo wird es verarbeitet? Wer kann zugreifen? Was wird gelöscht? Diese Fragen ergeben ein prüfbares Bild – und zeigen oft früher als eine Richtlinie, ob ein Anwendungsfall überhaupt reif für einen Pilot ist.

1. Rollen, Weisungen und Zweck klären

Ein Treuhandbüro kann je nach Mandat selbst Verantwortlicher sein oder Daten im Auftrag eines Mandanten bearbeiten. Diese Rolle entscheidet mit, welche Weisungen, Informationen und vertraglichen Absprachen erforderlich sind. Der KI-Zweck muss dazu passen: «Effizienz» allein ist keine ausreichende Beschreibung.

Notieren Sie pro Anwendungsfall: Auftrag, Datenarten, betroffene Personen, Ergebnis, Fachverantwortung und die Stelle, die den Einsatz freigibt. Das ist kein bürokratisches Zusatzprojekt. Es verhindert, dass ein allgemeines Toolkonto später für völlig andere Zwecke verwendet wird.

2. Anbieter und Auftragsbearbeitung prüfen

Wenn ein externer KI-Dienst im konkreten Fall als Auftragsbearbeiter Daten im Auftrag bearbeitet, sollte das Treuhandbüro den Anbieter sorgfältig auswählen, instruieren und angemessen kontrollieren. Prüfen Sie deshalb Vertrag, technische und organisatorische Massnahmen, Unterauftragsbearbeiter, Bearbeitungsorte, Supportzugriffe, Meldewege und Löschung.

Eine Produktseite kann diese Fragen anstossen, ersetzt aber kein Vertragsdossier. Speichern Sie die freigegebene Vertragsversion zusammen mit den entscheidenden Konfigurationseinstellungen. So lässt sich später nachvollziehen, worauf die Freigabe beruhte.

3. Sicherheit muss am Konto beginnen

Datenschutz wird im KI-Alltag oft nicht durch eine einzelne Modellentscheidung verletzt, sondern durch ein zu offenes Konto: geteilte Logins, fehlende Mehrfaktor-Authentisierung, zu viele Administratoren oder alte Zugriffsrechte nach einem Austritt. Der Zugang zu einem produktiven Tool gehört deshalb in dieselben Prozesse wie andere sensible Geschäftssysteme.

Prüfen Sie persönliche Konten, MFA, Rollen, Adminrechte, Austrittsprozess und einen periodischen Rechteexport. Ergänzen Sie die Prüfung um den Umgang mit Dateien, Wissensspeichern, Protokollen und Backups. Eine Richtlinie, die nur das Eingeben von Daten regelt, übersieht die Hälfte der Verarbeitungskette.

3. Die 10-Punkte-Checkliste

1. Anwendungsfall, Zweck und Fachverantwortung festhalten.
2. Datenfluss inklusive Schnittstellen, Dateien und Protokolle darstellen.
3. Datenklassen mit einer Datenampel freigeben oder sperren.
4. Rolle gegenüber dem Mandanten und allfällige Weisungen dokumentieren.
5. Vertrag, Unterauftragsbearbeiter und Bearbeitungsorte prüfen.
6. Persönliche Konten, MFA, Rechte und Austrittsprozess festlegen.
7. Aufbewahrung, Löschung und Backup-Verhalten prüfen.
8. Transparenz gegenüber Mandanten und Mitarbeitenden beurteilen.
9. DSFA-Screen durchführen und den Entscheid begründen.
10. Vorfallweg, Testfälle und regelmässigen Review festlegen.

4. DSFA nicht mit einem Häkchen erledigen

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist nicht automatisch für jede KI erforderlich. Sie wird relevant, wenn eine geplante Bearbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Persönlichkeit oder Grundrechte mit sich bringen kann. Deshalb braucht es vorab einen dokumentierten Screen: Welche Daten, welche Personen, welche Reichweite, welche Folgen bei Fehlern oder unbefugtem Zugriff?

Wenn das Risiko nicht nachvollziehbar niedrig ist, wird der Anwendungsfall nicht einfach weiterbetrieben. Dann müssen Schutzmassnahmen, Umfang oder Architektur angepasst und bei Bedarf fachlich beurteilt werden.

5. Der Nachweis ist Teil der Kontrolle

Eine Liste mit grünen Häkchen genügt nicht, wenn niemand später erklären kann, welche Version des Vertrags geprüft wurde, welche Datenklasse freigegeben war oder warum ein DSFA-Screen zu einem bestimmten Ergebnis kam. Der Nachweis darf klein sein, muss aber für das konkrete System, den konkreten Zweck und die konkrete Version gelten.

Planen Sie deshalb einen Review-Termin direkt bei der Freigabe ein. Anbieter ändern Modelle, Unterauftragsbearbeiter und Funktionen; das Büro verändert Rechte, Mandate und Arbeitsabläufe. Der Freigabeentscheid ist kein Dauerstempel. Er gilt nur, solange seine Voraussetzungen noch stimmen.

Häufige Fragen