n8n Finance Workflow Templates: 10 Automation-Blueprints für KMU

Überblick

n8n = Open-Source Workflow Automation (Alternative zu Zapier, Make.com).

Vorteile:

• ✅ Self-Hosted: Daten bleiben in Schweiz (DSG/nDSG-konform)
• ✅ Kostenlos: Unlimitierte Workflows (Zapier: ab CHF 50/Monat)
• ✅ 400+ Integrationen: Bexio, Gmail, Slack, HTTP, SQL, etc.
• ✅ Code-Support: JavaScript, Python (für komplexe Logik)

Dieser Guide liefert 10 Production-Ready Workflows für Schweizer KMU:

1. Invoice Automation (E-Mail → Bexio)
2. Expense Tracking (Receipt → OCR → Bexio)
3. Bank Reconciliation (EBICS → Bexio)
4. MWST-Meldung (automatische Quartalsabrechnung)
5. Payment Reminder (überfällige Rechnungen)
6. Cash Flow Forecast (wöchentlicher Report)
7. Client Onboarding (Neuer Kunde → Bexio + CRM)
8. Payroll Automation (Lohnzettel generieren)
9. Compliance Alert (FINMA-Meldepflicht prüfen)
10. Dashboard Reporting (Slack/E-Mail-Zusammenfassung)

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1. n8n Installation (Self-Hosted)

Option A: Docker Compose (empfohlen)

1.1 docker-compose.yml

version: '3.8'

services:
  n8n:
    image: n8nio/n8n:latest
    restart: always
    ports:
      - "5678:5678"
    environment:
      - N8N_BASIC_AUTH_ACTIVE=true
      - N8N_BASIC_AUTH_USER=admin
      - N8N_BASIC_AUTH_PASSWORD=your_secure_password
      - N8N_HOST=n8n.yourcompany.com
      - N8N_PROTOCOL=https
      - NODE_ENV=production
      - WEBHOOK_URL=https://n8n.yourcompany.com/
      - GENERIC_TIMEZONE=Europe/Zurich
    volumes:
      - n8n_data:/home/node/.n8n

  postgres:
    image: postgres:15
    restart: always
    environment:
      - POSTGRES_USER=n8n
      - POSTGRES_PASSWORD=n8n_password
      - POSTGRES_DB=n8n
    volumes:
      - postgres_data:/var/lib/postgresql/data

volumes:
  n8n_data:
  postgres_data:

1.2 Starten

# Starten
docker-compose up -d

# Logs prüfen
docker-compose logs -f n8n

# Öffnen: http://localhost:5678

Option B: n8n Cloud (CHF 20/Monat, hosted by n8n.io)

• Schnellster Start (kein Setup)
• Aber: Daten in EU (nicht Schweiz)

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2. Bexio-Credentials einrichten

n8n → Credentials → New Credential → Bexio OAuth2 API

Angaben:

• Client ID: (von Bexio Developer Portal)
• Client Secret: (von Bexio Developer Portal)
• Redirect URL: https://n8n.yourcompany.com/rest/oauth2-credential/callback

OAuth-Flow durchführen → Bexio-Zugriff autorisieren

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3. Workflow Templates

Template 1: Invoice Automation (E-Mail → Bexio)

Trigger: Neue E-Mail mit PDF-Anhang

Workflow:

1. Gmail Trigger (neue E-Mail mit "Rechnung" im Betreff)
2. Extract Attachment (PDF speichern)
3. HTTP Request: GPT-4 Vision API (PDF → JSON: Lieferant, Betrag, Datum)
4. Bexio: Lieferant suchen (oder erstellen)
5. Bexio: Kreditorenrechnung erstellen
6. Slack: Benachrichtigung "Neue Rechnung in Bexio erfasst"

n8n JSON (Import-Ready):

{
  "nodes": [
    {
      "parameters": {
        "pollTimes": {"item": [{"mode": "everyMinute"}]},
        "filters": {
          "subject": "Rechnung"
        }
      },
      "name": "Gmail Trigger",
      "type": "n8n-nodes-base.gmail",
      "typeVersion": 1,
      "position": [250, 300]
    },
    {
      "parameters": {
        "operation": "download",
        "binaryPropertyName": "attachment_0"
      },
      "name": "Extract Attachment",
      "type": "n8n-nodes-base.httpRequest",
      "typeVersion": 1,
      "position": [450, 300]
    },
    {
      "parameters": {
        "url": "https://api.openai.com/v1/chat/completions",
        "authentication": "predefinedCredentialType",
        "nodeCredentialType": "openAiApi",
        "method": "POST",
        "jsonParameters": true,
        "body": {
          "model": "gpt-4-vision-preview",
          "messages": [
            {
              "role": "user",
              "content": [
                {"type": "text", "text": "Extract: supplier, amount, date (JSON)"},
                {"type": "image_url", "image_url": {"url": "data:application/pdf;base64,{{$binary.attachment_0.data}}"}}
              ]
            }
          ]
        }
      },
      "name": "GPT-4 Vision",
      "type": "n8n-nodes-base.httpRequest",
      "typeVersion": 1,
      "position": [650, 300]
    },
    {
      "parameters": {
        "resource": "contact",
        "operation": "create",
        "name": "={{$json.supplier}}"
      },
      "name": "Bexio Create Supplier",
      "type": "n8n-nodes-base.bexio",
      "typeVersion": 1,
      "position": [850, 300]
    },
    {
      "parameters": {
        "resource": "bill",
        "operation": "create",
        "contact_id": "={{$json.id}}",
        "amount": "={{$node['GPT-4 Vision'].json.amount}}"
      },
      "name": "Bexio Create Bill",
      "type": "n8n-nodes-base.bexio",
      "typeVersion": 1,
      "position": [1050, 300]
    },
    {
      "parameters": {
        "channel": "#finance",
        "text": "✅ Neue Rechnung: {{$node['GPT-4 Vision'].json.supplier}} (CHF {{$node['GPT-4 Vision'].json.amount}})"
      },
      "name": "Slack Notification",
      "type": "n8n-nodes-base.slack",
      "typeVersion": 1,
      "position": [1250, 300]
    }
  ],
  "connections": {
    "Gmail Trigger": {"main": [[{"node": "Extract Attachment", "type": "main", "index": 0}]]},
    "Extract Attachment": {"main": [[{"node": "GPT-4 Vision", "type": "main", "index": 0}]]},
    "GPT-4 Vision": {"main": [[{"node": "Bexio Create Supplier", "type": "main", "index": 0}]]},
    "Bexio Create Supplier": {"main": [[{"node": "Bexio Create Bill", "type": "main", "index": 0}]]},
    "Bexio Create Bill": {"main": [[{"node": "Slack Notification", "type": "main", "index": 0}]]}
  }
}

Import: n8n → Workflows → Import from File → Paste JSON

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Template 2: Expense Tracking (Receipt → Bexio)

Trigger: Foto von Beleg in Slack hochgeladen

Workflow:

1. Slack Trigger (Datei hochgeladen in #receipts)
2. Download Image
3. OCR (Tesseract oder Google Vision API): Betrag extrahieren
4. Bexio: Spesen-Kategorie klassifizieren (GPT-4)
5. Bexio: Spesen-Beleg erstellen
6. Slack: "✅ Beleg erfasst (CHF 45,50 - Büromaterial)"

ROI: 100 Belege/Monat × 3 Min = 5h gespart (CHF 425/Monat).

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Template 3: Bank Reconciliation (EBICS → Bexio)

Trigger: Täglich 08:00 Uhr (Cron)

Workflow:

1. Cron Trigger (täglich 08:00)
2. HTTP Request: PostFinance EBICS API (camt.053 XML abrufen)
3. XML Parser: Transaktionen extrahieren
4. FOR EACH Transaction:
   a. Bexio: Offene Rechnung suchen (QR-Referenz)
   b. IF gefunden: Zahlung buchen
   c. IF nicht gefunden: Slack-Alert "Unbekannte Zahlung"
5. Slack: "✅ Bank-Abgleich: 15 Zahlungen verbucht, 2 unklar"

Zeitersparnis: 30 Min/Tag → 10h/Monat gespart.

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Template 4: MWST-Meldung (Automatische Quartalsabrechnung)

Trigger: Quartalsende (Cron: 31. März, 30. Juni, 30. Sept, 31. Dez)

Workflow:

1. Cron Trigger (Quartalsende)
2. Bexio API: Alle Rechnungen Q1-Q4 abrufen
3. Code Node (JavaScript):
   - Umsatz berechnen (Summe aller Rechnungen)
   - MwSt. berechnen (8,1% × Umsatz)
4. Generate PDF (MWST-Abrechnung)
5. E-Mail: An Steuerberater (mit PDF-Anhang)
6. Slack: "✅ MWST Q1 2026: CHF 24,300 (PDF an Steuerberater gesendet)"

JavaScript-Code (MwSt. berechnen):

// Bexio-Rechnungen (von vorherigem Node)
const invoices = $input.all();

let total_revenue = 0;
let total_vat = 0;

for (const invoice of invoices) {
  const amount = invoice.json.total_gross;
  const vat_rate = invoice.json.vat_rate || 8.1;

  total_revenue += amount;
  total_vat += (amount * vat_rate) / (100 + vat_rate);
}

return {
  json: {
    quarter: "Q1 2026",
    total_revenue: total_revenue.toFixed(2),
    total_vat: total_vat.toFixed(2),
    net_revenue: (total_revenue - total_vat).toFixed(2)
  }
};

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Template 5: Payment Reminder (Überfällige Rechnungen)

Trigger: Täglich 10:00 Uhr

Workflow:

1. Cron Trigger (täglich 10:00)
2. Bexio API: Offene Rechnungen abrufen (Fälligkeit < heute)
3. FOR EACH Rechnung:
   a. IF 7 Tage überfällig: E-Mail-Mahnung (Stufe 1, freundlich)
   b. IF 30 Tage überfällig: E-Mail-Mahnung (Stufe 2, dringend)
   c. IF 60 Tage überfällig: Slack-Alert an CFO (Inkasso prüfen)
4. Slack: "⚠️ 3 Rechnungen überfällig (CHF 12,500), Mahnungen versendet"

E-Mail-Template (Stufe 1):

Betreff: Zahlungserinnerung - Rechnung #{{invoice_id}}

Guten Tag {{customer_name}},

unsere Rechnung #{{invoice_id}} (CHF {{amount}}) ist seit {{days_overdue}} Tagen fällig.

Bitte überweisen Sie den Betrag auf folgendes Konto:
IBAN: CH93 0900 0000 1234 5678 9
Referenz: {{qr_reference}}

Freundliche Grüsse
{{company_name}}

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Template 6: Cash Flow Forecast (Wöchentlicher Report)

Trigger: Montag 08:00 Uhr

Workflow:

1. Cron Trigger (Montag 08:00)
2. Bexio API: Offene Forderungen abrufen
3. Bexio API: Offene Verbindlichkeiten abrufen
4. Code Node: Prognose berechnen (nächste 4 Wochen)
5. Generate Chart (Matplotlib/QuickChart)
6. E-Mail: An CFO (mit Chart-Bild)

JavaScript-Code (Forecast):

const receivables = $node["Bexio Receivables"].json;
const payables = $node["Bexio Payables"].json;

// Wochenweise gruppieren
const weeks = [1, 2, 3, 4];
const forecast = weeks.map(week => {
  const week_receivables = receivables.filter(r => r.week === week).reduce((sum, r) => sum + r.amount, 0);
  const week_payables = payables.filter(p => p.week === week).reduce((sum, p) => sum + p.amount, 0);

  return {
    week: week,
    receivables: week_receivables,
    payables: week_payables,
    net: week_receivables - week_payables
  };
});

return {json: {forecast}};

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Template 7: Client Onboarding (Neuer Kunde)

Trigger: Webhook (von CRM oder Formular)

Workflow:

1. Webhook Trigger (neuer Kunde)
2. Bexio: Kunde erstellen
3. Gmail: Willkommens-E-Mail senden
4. Slack: "#sales - Neuer Kunde: {{customer_name}}"
5. Google Sheets: Zeile hinzufügen (CRM-Tracking)
6. Trello: Card erstellen (Onboarding-Tasks)

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Template 8: Payroll Automation (Lohnzettel)

Trigger: Monatsende (Cron: letzter Tag des Monats)

Workflow:

1. Cron Trigger (Monatsende)
2. Bexio API: Mitarbeiter-Liste abrufen
3. FOR EACH Mitarbeiter:
   a. Lohn berechnen (Basis-Lohn + Überstunden)
   b. PDF generieren (Lohnzettel)
   c. E-Mail: An Mitarbeiter (mit PDF)
4. Slack: "✅ Lohnzettel versendet (15 Mitarbeiter)"

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Template 9: Compliance Alert (FINMA-Meldepflicht)

Trigger: Täglich 09:00 Uhr

Workflow:

1. Cron Trigger (täglich 09:00)
2. SQL Query: Transaktionen > CHF 100k abrufen (PostgreSQL)
3. FOR EACH Transaktion:
   a. Empfängerland prüfen (API: https://restcountries.com)
   b. IF Hochrisiko-Land (Panama, Cayman): FINMA-Alert
4. E-Mail: An Compliance-Officer (Liste aller Hochrisiko-Transaktionen)

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Template 10: Dashboard Reporting (Slack-Summary)

Trigger: Täglich 17:00 Uhr

Workflow:

1. Cron Trigger (täglich 17:00)
2. Bexio API: Tageszusammenfassung
   - Neue Rechnungen (Anzahl, Summe)
   - Zahlungseingänge (Anzahl, Summe)
   - Offene Forderungen (Total)
3. Slack: Formatierte Nachricht

📊 Finance-Summary (04.02.2026)

Neue Rechnungen: 8 (CHF 12,500)
Zahlungseingänge: 12 (CHF 18,200)
Offene Forderungen: CHF 45,000

✅ Cashflow: +CHF 5,700 (positiv)

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4. Kosten-Vergleich (n8n vs. Zapier)

Szenario: 10 Workflows, 10.000 Executions/Monat

n8n (Self-Hosted)

Kosten:

• Server (Hetzner Cloud CPX11): CHF 5/Monat
• Domain + SSL: CHF 2/Monat
• GESAMT: CHF 7/Monat

Zapier

Kosten:

• Professional-Plan: CHF 50/Monat (6.000 Tasks)
• Zusätzliche Tasks: 4.000 × CHF 0,01 = CHF 40/Monat
• GESAMT: CHF 90/Monat

n8n ist 92% günstiger (CHF 7 vs. CHF 90).

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5. ROI-Kalkulation

Szenario: KMU automatisiert 5 Workflows (Invoice, Expense, Bank Reconciliation, Payment Reminder, Reporting).

Manuell (OHNE Automation)

Aufwand:

• Invoice Processing: 100 × 5 Min = 500 Min
• Expense Tracking: 100 × 3 Min = 300 Min
• Bank Reconciliation: 20 × 30 Min = 600 Min
• Payment Reminders: 10 × 10 Min = 100 Min
• Reporting: 4 × 2h = 480 Min
• GESAMT: 1.980 Min/Monat = 33h/Monat
• Kosten: 33h × CHF 85/h = CHF 2.805/Monat

Automation (MIT n8n)

Kosten:

• n8n Self-Hosted: CHF 7/Monat
• Entwicklung (einmalig, 24h × CHF 150/h): CHF 3.600
• Jahr 1: CHF 3.600 + CHF 84 = CHF 3.684
• Ab Jahr 2: CHF 84/Jahr

Einsparung:

• Jahr 1: CHF 33.660 (12 × CHF 2.805) - CHF 3.684 = CHF 29.976 (814% ROI)
• Jahr 2: CHF 33.660 - CHF 84 = CHF 33.576 (39.971% ROI) 🚀

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Nächste Schritte

Option 1: n8n Workflow Development (CHF 3.600, 24h)

• Wir entwickeln Custom-Workflows für Ihre Anforderungen
• Inklusive: n8n-Setup (Self-Hosted), Bexio-Integration, Testing, Deployment

👉 Service buchen

Option 2: Kostenlose Beratung (60 Min)

• Wir analysieren Ihre Prozesse, identifizieren Automation-Potenzial
• ROI-Berechnung: Welche Workflows lohnen sich?

👉 Termin buchen

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Veröffentlicht: 04. Februar 2026 Autor: SwissFinanceAI Team Kategorie: Workflow Automation