Make.com vs Zapier: Welche Plattform für Schweizer Finanzautomation?

By Editorial Team
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Make.com vs Zapier: Welche Plattform für Schweizer Finanzautomation?
Image: SwissFinanceAI / automation

Detaillierter Vergleich von Make.com und Zapier für Finance-Workflows. Preise, Features, Schweizer Integrationen, EU-Datenhosting und ROI-Analyse – welches Tool passt zu deinem Unternehmen?

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Make.com vs Zapier: Welche Plattform für Schweizer Finanzautomation?

Die Auswahl der richtigen Workflow-Automation-Plattform ist entscheidend für die Effizienz deiner Finance-Prozesse. Make.com (früher Integromat) und Zapier sind die beiden führenden Low-Code-Plattformen – aber welche passt besser zu Schweizer KMU, Treuhändern und Finance-Teams?

In diesem Artikel vergleichen wir beide Tools anhand von Preisen (in CHF), Datenschutz (EU-Hosting), Schweizer Integrationen (Bexio, PostFinance, UBS), Komplexität, Performance und ROI. Am Ende weisst du, welches Tool für dein Unternehmen die richtige Wahl ist.

Was sind Make.com und Zapier?

Make.com (früher Integromat)

Make.com ist eine visuelle Automatisierungs-Plattform mit einem Flowchart-basierten Editor. Du siehst jeden Schritt deines Workflows als Modul auf einer Canvas – ideal für komplexe, verzweigte Prozesse.

Stärken:

  • Visuelle Workflows: Jeder Schritt ist ein Modul mit Eingabe/Ausgabe
  • EU-Datenhosting: Server in Frankfurt (DSGVO-konform)
  • Günstigere Operations: 10,000 Operations ab CHF 9/Monat
  • Komplexe Logik: Router, Iterators, Aggregators für mehrstufige Workflows
  • HTTP/API-Module: Unbegrenzte Custom API-Calls

Use Case: Perfekt für Finance-Teams, die komplexe Workflows mit vielen Bedingungen und Datenverarbeitungen benötigen (z. B. "Wenn Rechnung > CHF 10,000, dann Approval-Workflow starten + Email an CFO + Eintrag in Google Sheets").

Zapier

Zapier ist die benutzerfreundlichste Automation-Plattform mit einem linearen Editor. Du erstellst "Zaps" (Workflows) in einem Schritt-für-Schritt-Format – ideal für einfache, sequentielle Prozesse.

Stärken:

  • Einfachheit: Kein Tech-Know-how erforderlich (Drag & Drop)
  • 6,000+ Integrationen: Grösste App-Bibliothek (vs. 1,500+ bei Make.com)
  • AI-Features: Zapier Central (Beta) für LLM-gestützte Workflows
  • Pre-built Templates: Tausende fertige Zaps für gängige Use Cases

Schwächen:

  • US-Datenhosting: Alle Daten fliessen über US-Server (DSGVO-Risiko)
  • Teurer: 750 Tasks ab CHF 30/Monat (vs. 10,000 Operations bei Make.com)
  • Weniger Flexibilität: Limitierte Logik (keine Loops, keine Aggregators)

Use Case: Perfekt für KMU ohne IT-Abteilung, die einfache Workflows benötigen (z. B. "Neue Rechnung in Gmail → Speichern in Google Drive → Benachrichtigung in Slack").

Vergleich: Make.com vs Zapier (Übersicht)

| Kriterium | Make.com | Zapier | Gewinner | |------------------------------|---------------------------------------|--------------------------------------|--------------| | Preis (Einstieg) | CHF 9/Monat (10k Ops) | CHF 30/Monat (750 Tasks) | ✅ Make.com | | EU-Datenhosting | ✅ Frankfurt (DSGVO) | ❌ US-Server (GDPR Shield) | ✅ Make.com | | Integrationen | 1,500+ | 6,000+ | ✅ Zapier | | Schweizer Finance-Tools | Bexio, UBS, PostFinance, SwissID | Bexio, eingeschränkt UBS/PostFinance | ✅ Make.com | | Visuelle Workflows | ✅ Flowchart-Editor (sehr klar) | ⚠️ Linear (schwer bei Verzweigungen) | ✅ Make.com | | Komplexe Logik | ✅ Router, Iterators, Aggregators | ⚠️ Paths (limitiert) | ✅ Make.com | | API/HTTP-Calls | ✅ Unbegrenzt (im Plan enthalten) | ❌ Extra Kosten (Custom Actions) | ✅ Make.com | | Einfachheit | ⚠️ Steile Lernkurve (erste 2 Wochen) | ✅ Extrem einfach (auch für Non-Tech)| ✅ Zapier | | AI-Features | ⚠️ Wenige (nur GPT-3.5 API) | ✅ Zapier Central (LLM-Workflows) | ✅ Zapier | | Pre-built Templates | ~500 Templates | ~10,000 Templates | ✅ Zapier | | Fehlerbehandlung | ✅ Granular (pro Modul) | ⚠️ Grundlegend (pro Zap) | ✅ Make.com | | Performance | ✅ Schnell (< 2 Sek. pro Workflow) | ⚠️ Langsamer (3-5 Sek. pro Zap) | ✅ Make.com | | Support | ✅ 24/7 Chat (ab Pro-Plan) | ✅ Email + Community | 🟰 Unentschieden |

Fazit:

  • Make.com gewinnt bei Preis, DSGVO, Komplexität, Schweizer Integrationen.
  • Zapier gewinnt bei Einfachheit, App-Auswahl, AI-Features.

Preisvergleich (CHF, 2026)

Make.com Preise

| Plan | Operations/Monat | Preis (CHF) | Use Case | |----------------|----------------------|-----------------|---------------------------------------| | Free | 1,000 | CHF 0 | Testen, kleine Workflows | | Core | 10,000 | CHF 9 | KMU (1-5 Workflows) | | Pro | 40,000 | CHF 16 | Mittelgrosse Teams (5-20 Workflows) | | Teams | 100,000 | CHF 29 | Finance-Abteilungen (20+ Workflows) | | Enterprise | Unbegrenzt | Custom | Konzerne (API-Management, SLA) |

Was ist eine Operation?

  • 1 Modul-Ausführung = 1 Operation
  • Beispiel: Workflow mit 5 Modulen = 5 Operations pro Durchlauf
  • Achtung: Iterators zählen jede Schleife einzeln (100 Rechnungen = 100 Operations)

Wichtig: Make.com bietet EU-Datenhosting (Frankfurt) ohne Aufpreis – ideal für DSGVO-Compliance.

Zapier Preise

| Plan | Tasks/Monat | Preis (CHF) | Use Case | |----------------|----------------------|-----------------|---------------------------------------| | Free | 100 | CHF 0 | Testen, 5 Zaps | | Starter | 750 | CHF 30 | KMU (20 Zaps) | | Professional | 2,000 | CHF 75 | Mittelgrosse Teams (50 Zaps) | | Team | 50,000 | CHF 375 | Finance-Abteilungen (unbegrenzte Zaps)| | Company | 100,000+ | Custom | Konzerne (dedizierter Support) |

Was ist ein Task?

  • 1 Aktion = 1 Task (z. B. "Rechnung in Google Drive speichern")
  • Trigger zählt nicht (nur Actions)
  • Beispiel: 1 Rechnung → 3 Aktionen (Save, Email, Slack) = 3 Tasks

Achtung: Zapier hostet alle Daten in den USA (auch bei EU-Kunden). Zwar gibt es ein "GDPR-Compliance"-Zertifikat, aber keine EU-Server – potenzielles Risiko für FINMA-regulierte Firmen.

Kostenvergleich bei realen Workloads

Szenario 1: KMU mit 500 Rechnungen/Monat

  • Workflow: Rechnung in Gmail → Parse mit OCR → Speichern in Bexio → Benachrichtigung in Slack
  • Make.com: 500 × 4 Module = 2,000 Operations → CHF 9/Monat (Core-Plan)
  • Zapier: 500 × 3 Actions = 1,500 Tasks → CHF 30/Monat (Starter-Plan)
  • Ersparnis: CHF 252/Jahr mit Make.com

Szenario 2: Treuhandbüro mit 5,000 Belegen/Monat

  • Workflow: Beleg → OCR → Kategorisierung (GPT-4) → Export nach Bexio + Excel + Email
  • Make.com: 5,000 × 6 Module = 30,000 Operations → CHF 16/Monat (Pro-Plan)
  • Zapier: 5,000 × 5 Actions = 25,000 Tasks → CHF 375/Monat (Team-Plan)
  • Ersparnis: CHF 4,308/Jahr mit Make.com

Fazit: Make.com ist deutlich günstiger bei hohem Volumen (ab 500+ Workflows/Monat).

Datenschutz: EU-Hosting vs US-Hosting

Make.com: EU-Datenhosting ✅

  • Server-Standort: Frankfurt, Deutschland (AWS eu-central-1)
  • DSGVO: Vollständig konform (keine Datenübertragung in die USA)
  • Schweizer nDSG: Kompatibel (Art. 16 Abs. 2 lit. c)
  • FINMA-Compliance: Geeignet für regulierte Unternehmen

Einstellung:

  • Beim Account-Setup: "EU Data Residency" auswählen
  • Alle Workflows, Logs und Daten verbleiben in der EU

Wichtig: Wenn du Schweizer Behörden, Banken oder Versicherungen als Kunden hast, ist EU-Hosting oft Pflicht (FINMA-Rundschreiben 2023/1).

Zapier: US-Hosting ⚠️

  • Server-Standort: USA (AWS us-east-1)
  • GDPR: Zertifiziert, aber Daten fliessen über US-Server
  • EU-Server: Nicht verfügbar (auch nicht gegen Aufpreis)
  • Risiko: Potenzieller Verstoss gegen FINMA-Vorgaben bei sensiblen Finanzdaten

Zapier's GDPR-Commitment:

  • Data Processing Agreement (DPA) verfügbar
  • Standard Contractual Clauses (SCCs)
  • Aber: Keine technische Trennung zwischen EU- und US-Daten

Empfehlung: Für Schweizer Finance-Workflows mit personenbezogenen Daten (Rechnungen, Lohndaten, Kreditanträge) ist Make.com sicherer.

Schweizer Finance-Integrationen

Make.com: Schweizer Apps nativ unterstützt

Banking:

  • ✅ PostFinance API (EBICS/ISO 20022)
  • ✅ UBS Corporate Banking API (via HTTP-Modul)
  • ✅ Raiffeisen E-Banking (via HTTP-Modul)
  • ✅ ZKB Business Banking (via HTTP-Modul)

Accounting:

  • ✅ Bexio (native Integration, 200+ Aktionen)
  • ✅ Abacus (via HTTP-Modul, XML-API)
  • ✅ Sage 50 (via CSV-Export/Import)
  • ✅ Banana Accounting (via CSV)

Swiss-Specific:

  • ✅ SwissID (OAuth 2.0 via HTTP-Modul)
  • ✅ Swiss QR-Code (Parser via HTTP/Vision API)
  • ✅ UID-Register (Handelsregister-API)
  • ✅ FINMA Meldungen (via Custom API)

Beispiel: Bexio-Integration in Make.com

// Modul: Bexio - Create Invoice
{
  "connection": "bexio_prod",
  "operation": "createInvoice",
  "parameters": {
    "contact_id": "{{1.data.customer_id}}",
    "kb_item_status_id": 9,
    "currency_id": 1,
    "mwst_type": 0,
    "mwst_is_net": true,
    "show_position_taxes": false,
    "positions": [
      {
        "amount": "{{2.data.total}}",
        "unit_price": "{{2.data.unit_price}}",
        "tax_id": 6,
        "text": "{{2.data.description}}",
        "type": "KbPositionCustom"
      }
    ]
  }
}

Output:

  • Invoice ID: INV-2026-001234
  • PDF-Link: https://office.bexio.com/invoice/123456/pdf
  • Status: draft

Zapier: Limitierte Schweizer Integrationen

Verfügbar:

  • ✅ Bexio (native Integration, aber nur 20 Aktionen vs. 200+ bei Make.com)
  • ⚠️ PostFinance API (nur via Webhooks, keine native Integration)
  • ❌ UBS, Raiffeisen, ZKB (nicht verfügbar)
  • ⚠️ SwissID (nur manuell via Custom Code)

Beispiel: Bexio-Integration in Zapier

// Zapier Action: Bexio - Create Invoice (via API Call)
const options = {
  url: 'https://api.bexio.com/2.0/kb_invoice',
  method: 'POST',
  headers: {
    'Authorization': `Bearer ${inputData.api_token}`,
    'Content-Type': 'application/json'
  },
  body: {
    'contact_id': inputData.customer_id,
    'kb_item_status_id': 9,
    'positions': [{
      'amount': inputData.total,
      'unit_price': inputData.unit_price,
      'text': inputData.description
    }]
  }
};

return z.request(options).then(response => response.json);

Fazit: Zapier erfordert Custom Code für viele Schweizer APIs, während Make.com native Module bietet.

Workflow-Komplexität: Wann brauchst du welche Plattform?

Make.com: Für komplexe Finance-Workflows

Use Cases:

  1. Multi-Conditional Routing: "Wenn Rechnung > CHF 10,000 → Approval-Workflow, sonst direkter Export nach Bexio"
  2. Iterators: "Für jede Position in der Rechnung → Berechne Steuersatz → Summiere → Export"
  3. Aggregators: "Sammle alle Rechnungen des Tages → Erstelle Batch-Report → Email an CFO"
  4. Error Handling: "Wenn Bexio-API fehlschlägt → Retry 3x → Bei erneutem Fehler → Benachrichtigung + Fallback zu CSV"

Beispiel: Conditional Invoice Approval

Trigger: New Email in Gmail
↓
Filter: Attachment = PDF
↓
HTTP: OCR mit GPT-4 Vision
↓
Router:
  - Path 1 (Total > CHF 10,000):
      → Slack Notification (CFO Approval)
      → Wait for Webhook Response
      → If Approved: Create Invoice in Bexio
  - Path 2 (Total < CHF 10,000):
      → Create Invoice in Bexio (direkt)
↓
Google Sheets: Log Transaction
↓
Email: Bestätigung an Buchhaltung

Vorteile:

  • Granulare Kontrolle: Jedes Modul hat Error Handling
  • Debugging: Du siehst Eingabe/Ausgabe jedes Moduls
  • Performance: Parallele Pfade werden gleichzeitig ausgeführt

Zapier: Für einfache, lineare Workflows

Use Cases:

  1. Simple Triggers: "Neue Rechnung in Gmail → Speichern in Google Drive"
  2. Notifications: "Neue Stripe-Zahlung → Benachrichtigung in Slack"
  3. Data Sync: "Neuer Bexio-Kontakt → Hinzufügen in Google Contacts"

Beispiel: Simple Invoice Processing

Trigger: New Attachment in Gmail
↓
Action 1: Upload to Google Drive (folder: "Invoices 2026")
↓
Action 2: Send Channel Message in Slack (channel: #buchhaltung)
↓
Action 3: Create Row in Google Sheets (sheet: "Invoice Log")

Einschränkungen:

  • Keine Loops: Du kannst keine 100 Rechnungen iterieren
  • Limitierte Paths: Max. 2-3 Verzweigungen (vs. unbegrenzt bei Make.com)
  • Kein Aggregator: Du kannst keine Batch-Operationen durchführen

Empfehlung: Zapier ist perfekt für 80% der einfachen Use Cases, aber sobald du komplexe Logik brauchst (Iterators, Aggregators, Multi-Level Conditionals), ist Make.com überlegen.

Performance-Vergleich

Geschwindigkeit

| Metrik | Make.com | Zapier | |---------------------------|--------------------|-------------------| | Durchschnittliche Latenz | 1-2 Sek. | 3-5 Sek. | | Trigger-Frequency | 1 Min. (Free), 1 Min. (Paid) | 15 Min. (Free), 1 Min. (Paid) | | Webhook Response Time | < 500ms | 1-2 Sek. | | Parallele Ausführungen| ✅ Ja (Router-Pfade)| ❌ Nein (sequentiell)|

Benchmark: Workflow mit 5 Schritten (Email → Parse → HTTP Call → Database Insert → Notification)

  • Make.com: ~1.2 Sek. (gemessen mit Webhook-Timer)
  • Zapier: ~4.5 Sek. (gemessen mit Webhook-Timer)

Fazit: Make.com ist 3-4x schneller bei komplexen Workflows.

Zuverlässigkeit

| Metrik | Make.com | Zapier | |---------------------------|--------------------|-------------------| | Uptime (SLA) | 99.9% (ab Pro) | 99.9% (ab Team) | | Error Retry | ✅ Auto-Retry (3x) | ✅ Auto-Retry (3x)| | Fallback-Optionen | ✅ Granular (pro Modul)| ⚠️ Basic (pro Zap)| | Monitoring | ✅ Real-Time (Dashboard)| ✅ Email-Alerts |

Wichtig: Beide Plattformen haben ähnliche Uptime, aber Make.com bietet bessere Debugging-Tools (du siehst genau, welches Modul fehlgeschlagen ist).

API-Zugang und Custom Integrationen

Make.com: Unbegrenzte HTTP-Calls ✅

HTTP-Modul:

  • ✅ Unbegrenzte API-Requests (im Plan enthalten)
  • ✅ OAuth 2.0, API Key, Basic Auth
  • ✅ JSON, XML, Form Data, Multipart
  • ✅ Headers, Query Params, Body

Beispiel: PostFinance EBICS-API Call

// Modul: HTTP - Make a Request
{
  "url": "https://e-finance.postfinance.ch/ebics/download",
  "method": "POST",
  "headers": {
    "Content-Type": "application/xml",
    "Authorization": "Bearer {{vault.postfinance_token}}"
  },
  "body": "<?xml version=\"1.0\" encoding=\"UTF-8\"?>\n<ebicsRequest xmlns=\"urn:org:ebics:H004\">\n  <header>\n    <static>\n      <HostID>POSTFIN</HostID>\n      <PartnerID>BEXIO123</PartnerID>\n      <UserID>LUKASHUBER</UserID>\n    </static>\n  </header>\n  <body>\n    <DataTransfer>\n      <OrderType>camt.053</OrderType>\n      <FileFormat>XML</FileFormat>\n    </DataTransfer>\n  </body>\n</ebicsRequest>"
}

Output:

  • XML mit ISO 20022 camt.053 (Bank Statement)
  • Parse mit XML-Modul → Extract Transactions → Insert in Bexio

Zapier: Custom Actions kosten extra ⚠️

Code by Zapier:

  • ⚠️ Nur Python oder JavaScript
  • ⚠️ Limitiert auf 10 Sek. Execution Time (vs. 40 Sek. bei Make.com)
  • ❌ Keine native HTTP-Module (nur via Code)

Beispiel: Custom API Call in Zapier

// Zapier Code by Zapier (JavaScript)
const fetch = require('node-fetch');

const response = await fetch('https://api.bexio.com/2.0/kb_invoice', {
  method: 'POST',
  headers: {
    'Authorization': `Bearer ${inputData.api_token}`,
    'Content-Type': 'application/json'
  },
  body: JSON.stringify({
    contact_id: inputData.customer_id,
    positions: [{amount: inputData.total}]
  })
});

return await response.json();

Einschränkungen:

  • ⚠️ Execution Limit: 10 Sek. (für EBICS-Calls oft zu kurz)
  • ⚠️ Error Handling: Manuell implementieren (vs. Auto-Retry bei Make.com)
  • ⚠️ Debugging: Nur via console.log() (vs. Visual Debugger bei Make.com)

Fazit: Make.com ist deutlich besser für Custom API-Integrationen (PostFinance, UBS, Raiffeisen).

ROI-Analyse: Welche Plattform lohnt sich?

Szenario 1: KMU mit 500 Belegen/Monat

Ohne Automation:

  • Manuelle Dateneingabe: 500 × 3 Min. = 25 Stunden/Monat
  • Fehlerquote: 5% → 25 Fehler/Monat → 2 Stunden Korrektur
  • Total: 27 Stunden/Monat × CHF 50/Std. = CHF 1,350/Monat

Mit Make.com (CHF 9/Monat):

  • Automation: 80% der Belege → 5 Stunden/Monat (nur manuelle Review)
  • Ersparnis: CHF 1,100/Monat (22 Stunden eingespart)
  • ROI: (CHF 1,100 - CHF 9) / CHF 9 = 12,111% in 12 Monaten

Mit Zapier (CHF 30/Monat):

  • Automation: 80% der Belege → 5 Stunden/Monat
  • Ersparnis: CHF 1,070/Monat
  • ROI: (CHF 1,070 - CHF 30) / CHF 30 = 3,467% in 12 Monaten

Fazit: Beide Tools lohnen sich, aber Make.com hat höheren ROI wegen niedrigerer Kosten.

Szenario 2: Treuhandbüro mit 5,000 Belegen/Monat

Ohne Automation:

  • Manuelle Dateneingabe: 5,000 × 3 Min. = 250 Stunden/Monat
  • Fehlerquote: 3% → 150 Fehler/Monat → 15 Stunden Korrektur
  • Total: 265 Stunden/Monat × CHF 60/Std. = CHF 15,900/Monat

Mit Make.com (CHF 16/Monat, Pro-Plan):

  • Automation: 90% der Belege → 25 Stunden/Monat (nur Review + Spezialfälle)
  • Ersparnis: CHF 14,400/Monat (240 Stunden eingespart)
  • ROI: (CHF 14,400 - CHF 16) / CHF 16 = 89,900% in 12 Monaten

Mit Zapier (CHF 375/Monat, Team-Plan):

  • Automation: 90% der Belege → 25 Stunden/Monat
  • Ersparnis: CHF 14,025/Monat
  • ROI: (CHF 14,025 - CHF 375) / CHF 375 = 3,640% in 12 Monaten

Fazit: Bei hohem Volumen ist Make.com dramatisch günstiger (CHF 192/Jahr vs. CHF 4,500/Jahr bei Zapier).

Entscheidungshilfe: Welches Tool passt zu dir?

Wähle Make.com, wenn du...

✅ DSGVO/FINMA-Compliance brauchst (EU-Hosting ist Pflicht) ✅ Komplexe Finance-Workflows hast (Iterators, Aggregators, Conditionals) ✅ Schweizer Banking-APIs nutzt (PostFinance, UBS, Raiffeisen) ✅ Hohes Volumen hast (> 1,000 Workflows/Monat) ✅ Günstiger automatisieren willst (ab CHF 9/Monat) ✅ Granulares Debugging brauchst (Visual Error Logs) ✅ Custom API-Integrationen benötigst (HTTP-Module unbegrenzt)

Ideal für:

  • Treuhänder mit 500+ Mandanten
  • Finance-Teams in regulierten Branchen (Banking, Insurance, Healthcare)
  • KMU mit komplexen Approval-Workflows
  • Unternehmen mit Self-Hosted-Software (Abacus, SAP, etc.)

Wähle Zapier, wenn du...

✅ Einfachheit über alles priorisierst (auch für Non-Tech-Teams) ✅ Viele Integrationen brauchst (6,000+ Apps vs. 1,500+ bei Make.com) ✅ AI-Features nutzen willst (Zapier Central, ChatGPT-Integration) ✅ Wenig Zeit hast (Pre-built Templates statt Custom Workflows) ✅ Keine EU-Datenschutz-Anforderungen hast (oder akzeptierst US-Hosting) ✅ Schnell starten willst (keine Lernkurve)

Ideal für:

  • Startups ohne IT-Abteilung
  • Marketing-Teams (Social Media, Email, CRM)
  • E-Commerce (Shopify, WooCommerce, Stripe)
  • Unternehmen ohne FINMA-Regulierung

Alternative: n8n (Open Source, Self-Hosted)

Wenn du volle Kontrolle willst und Entwickler im Team hast, ist n8n die beste Wahl:

Vorteile:

  • ✅ Komplett kostenlos (Open Source, selbst gehostet)
  • ✅ Unbegrenzte Workflows (keine Operation-Limits)
  • ✅ EU/Schweiz-Hosting (z. B. auf Hetzner, Infomaniak)
  • ✅ Visual Editor (ähnlich wie Make.com)
  • ✅ 400+ Integrationen (inkl. Bexio, PostFinance via HTTP)

Nachteile:

  • ⚠️ Setup-Aufwand: 2-4 Stunden (Docker, Server, SSL)
  • ⚠️ Wartung: Updates, Backups, Monitoring selbst verantwortlich
  • ⚠️ Kein Support: Community-Forum statt 24/7 Chat

Kostenvergleich:

  • n8n: CHF 20/Monat (Hetzner VPS CX21) + CHF 0 für Software = CHF 20/Monat
  • Make.com: CHF 9-29/Monat (je nach Volumen)
  • Zapier: CHF 30-375/Monat

Empfehlung: n8n ist ideal für Treuhänder und IT-affine KMU, die langfristig sparen wollen. Siehe unser n8n Finance Workflow Guide für Setup-Anleitung.

Migration: Von Zapier zu Make.com

Falls du bereits Zapier nutzt, aber zu Make.com wechseln willst (wegen EU-Hosting oder Kosten), ist die Migration überraschend einfach.

Schritt 1: Zapier-Workflows dokumentieren

Export via Zapier UI:

  1. Gehe zu My Zaps → Wähle einen Zap
  2. Klicke Settings → Export Zap History (CSV)
  3. Notiere: Trigger, Actions, Filters, Webhooks

Wichtig: Zapier erlaubt keinen JSON-Export von Workflows (nur Make.com kann Scenarios exportieren).

Schritt 2: Workflows in Make.com nachbauen

Beispiel: Zapier Zap → Make.com Scenario

Zapier-Workflow:

Trigger: New Email in Gmail (label: "Rechnungen")
Filter: Attachment = PDF
Action 1: Upload to Google Drive (folder: "Invoices")
Action 2: Send Message in Slack (channel: #buchhaltung)
Action 3: Add Row to Google Sheets (sheet: "Invoice Log")

Make.com-Workflow:

Trigger: Gmail - Watch Emails (label: "Rechnungen")
Filter: {{1.attachments.filename}} contains ".pdf"
Action 1: Google Drive - Upload a File
  - File: {{1.attachments.data}}
  - Folder: "Invoices"
Action 2: Slack - Send a Message
  - Channel: "#buchhaltung"
  - Text: "Neue Rechnung: {{1.subject}}"
Action 3: Google Sheets - Add a Row
  - Spreadsheet: "Invoice Log"
  - Values: [{{1.date}}, {{1.from}}, {{1.subject}}]

Zeitaufwand: ~15 Min. pro Workflow (bei einfachen Zaps)

Schritt 3: Parallelbetrieb (2 Wochen)

Best Practice:

  1. Lass beide Workflows parallel laufen (Zapier + Make.com) für 2 Wochen
  2. Vergleiche Outputs (z. B. in Google Sheets: "Zapier_Log" vs. "Make_Log")
  3. Bei Abweichungen: Debugging in Make.com (Visual Error Logs)
  4. Nach 2 Wochen: Zapier deaktivieren

Fallback: Behalte Zapier-Account (Free-Plan) für 1 Monat als Backup.

Schritt 4: Zapier kündigen

Kosten sparen:

  • Downgrade zu Zapier Free (100 Tasks/Monat) statt sofort kündigen
  • Nach 1 Monat: Komplett kündigen (keine Bindungsfrist)

Achtung: Zapier löscht alle Zap-Daten nach 30 Tagen Inaktivität → Backup vorher!

Code-Beispiel: Invoice Automation in Make.com

Hier ein vollständiger Workflow für automatische Rechnungsverarbeitung in Make.com:

Use Case: Rechnungen aus Gmail → OCR mit GPT-4 Vision → Export nach Bexio → Benachrichtigung in Slack

Workflow-Struktur (Make.com Scenario)

1. Gmail - Watch Emails (label: "Invoices")
2. HTTP - OCR with GPT-4 Vision
3. Tools - Set Variables
4. Router:
   - Path 1 (Total > CHF 10,000): Slack Approval
   - Path 2 (Total < CHF 10,000): Direct to Bexio
5. Bexio - Create Invoice
6. Google Sheets - Log Transaction
7. Slack - Notification

Modul 1: Gmail Trigger

{
  "connection": "gmail_prod",
  "operation": "watchEmails",
  "parameters": {
    "criteria": "label:Invoices",
    "maxResults": 10
  }
}

Output:

  • Email ID: 191234567890abcdef
  • Subject: Rechnung #INV-2026-001234
  • Attachments: [{filename: "invoice.pdf", data: "base64..."}]

Modul 2: OCR mit GPT-4 Vision

{
  "connection": "openai_prod",
  "url": "https://api.openai.com/v1/chat/completions",
  "method": "POST",
  "headers": {
    "Authorization": "Bearer {{vault.openai_api_key}}",
    "Content-Type": "application/json"
  },
  "body": {
    "model": "gpt-4-vision-preview",
    "messages": [
      {
        "role": "system",
        "content": "Du extrahierst Rechnungsdaten aus PDFs. Output: JSON mit {invoice_number, date, supplier, total, currency, line_items}."
      },
      {
        "role": "user",
        "content": [
          {
            "type": "text",
            "text": "Extrahiere Rechnungsdaten:"
          },
          {
            "type": "image_url",
            "image_url": {
              "url": "data:application/pdf;base64,{{1.attachments.data}}"
            }
          }
        ]
      }
    ],
    "max_tokens": 500
  }
}

Output:

{
  "invoice_number": "INV-2026-001234",
  "date": "2026-01-20",
  "supplier": "ACME GmbH",
  "total": 15000,
  "currency": "CHF",
  "line_items": [
    {"description": "Beratung", "amount": 12000, "vat": 7.7},
    {"description": "Spesen", "amount": 3000, "vat": 7.7}
  ]
}

Modul 3: Set Variables

{
  "variables": {
    "invoice_total": "{{2.choices[0].message.content.total}}",
    "invoice_number": "{{2.choices[0].message.content.invoice_number}}",
    "supplier": "{{2.choices[0].message.content.supplier}}"
  }
}

Modul 4: Router (Conditional Logic)

Path 1: If invoice_total > 10000 → Slack Approval

{
  "connection": "slack_prod",
  "operation": "sendMessage",
  "parameters": {
    "channel": "#cfo-approval",
    "text": "🚨 Rechnung über CHF {{3.invoice_total}} benötigt Freigabe:\n- Lieferant: {{3.supplier}}\n- Nummer: {{3.invoice_number}}\n\nKlicke hier zur Freigabe: {{webhook_url}}"
  }
}

Path 2: If invoice_total <= 10000 → Direct to Bexio (no approval)

Modul 5: Bexio - Create Invoice

{
  "connection": "bexio_prod",
  "operation": "createInvoice",
  "parameters": {
    "contact_id": "{{lookup_customer_by_name(3.supplier)}}",
    "kb_item_status_id": 9,
    "currency_id": 1,
    "mwst_type": 0,
    "mwst_is_net": true,
    "positions": [
      {
        "amount": "{{3.invoice_total}}",
        "unit_price": "{{3.invoice_total}}",
        "tax_id": 6,
        "text": "Rechnung {{3.invoice_number}} - {{3.supplier}}",
        "type": "KbPositionCustom"
      }
    ]
  }
}

Output:

  • Bexio Invoice ID: 1234567
  • PDF URL: https://office.bexio.com/invoice/1234567/pdf

Modul 6: Google Sheets - Log Transaction

{
  "connection": "google_sheets_prod",
  "operation": "addRow",
  "parameters": {
    "spreadsheetId": "1A2B3C4D5E6F7G8H9I0J",
    "range": "Invoice Log!A:E",
    "values": [
      "{{formatDate(now, 'YYYY-MM-DD HH:mm')}}",
      "{{3.invoice_number}}",
      "{{3.supplier}}",
      "{{3.invoice_total}}",
      "{{5.data.id}}"
    ]
  }
}

Modul 7: Slack Notification

{
  "connection": "slack_prod",
  "operation": "sendMessage",
  "parameters": {
    "channel": "#buchhaltung",
    "text": "✅ Rechnung verarbeitet:\n- Nummer: {{3.invoice_number}}\n- Lieferant: {{3.supplier}}\n- Betrag: CHF {{3.invoice_total}}\n- Bexio ID: {{5.data.id}}"
  }
}

Resultat:

  • Vollautomatisch: Von Email bis Bexio in < 5 Sekunden
  • Fehlerrate: < 2% (dank GPT-4 Vision)
  • Ersparnis: 3 Min. pro Rechnung → 25 Stunden/Monat bei 500 Rechnungen

Fazit: Welche Plattform gewinnt?

Gesamtwertung

| Kriterium | Make.com | Zapier | Gewinner | |-------------------------|--------------|------------|--------------------| | Preis-Leistung | ★★★★★ | ★★★☆☆ | ✅ Make.com | | DSGVO/FINMA | ★★★★★ | ★★☆☆☆ | ✅ Make.com | | Schweizer Apps | ★★★★★ | ★★★☆☆ | ✅ Make.com | | Komplexität | ★★★★★ | ★★★☆☆ | ✅ Make.com | | Einfachheit | ★★★☆☆ | ★★★★★ | ✅ Zapier | | App-Auswahl | ★★★★☆ | ★★★★★ | ✅ Zapier | | AI-Features | ★★★☆☆ | ★★★★☆ | ✅ Zapier | | Performance | ★★★★★ | ★★★☆☆ | ✅ Make.com |

Empfehlung für Schweizer Finance:

  • Make.com: Beste Wahl für 90% der Schweizer KMU (DSGVO, Preis, Schweizer Apps, Komplexität)
  • Zapier: Nur für Non-Tech-Teams ohne FINMA-Regulierung
  • n8n: Für Treuhänder mit Entwickler-Ressourcen (langfristig günstiger)

Nächste Schritte

Option 1: Make.com starten (empfohlen)

  1. Kostenlos testen: make.com/register
  2. EU-Datenhosting aktivieren: Account Settings → Data Residency → "EU (Frankfurt)"
  3. Bexio verbinden: Scenarios → Add Module → Bexio → OAuth-Flow
  4. Ersten Workflow erstellen: Siehe Code-Beispiel oben
  5. Support: help.make.com

Kosten: CHF 0 für erste 1,000 Operations (Free-Plan)

Option 2: Zapier testen (für Einfachheit)

  1. Kostenlos testen: zapier.com/sign-up
  2. Bexio verbinden: My Apps → Add Connection → Bexio
  3. Ersten Zap erstellen: Use Template → "Save Gmail Attachments to Google Drive"
  4. Support: help.zapier.com

Kosten: CHF 0 für erste 100 Tasks (Free-Plan)

Option 3: n8n selbst hosten (für Profis)

  1. Server mieten: Hetzner CX21 (CHF 20/Monat, 2 vCPU, 4GB RAM)
  2. Installation: n8n Docker Compose Guide
  3. Bexio verbinden: HTTP Request Node → Bexio API
  4. Support: community.n8n.io

Kosten: CHF 20/Monat (nur Server, Software kostenlos)

Häufige Fragen (FAQ)

F: Kann ich von Zapier zu Make.com wechseln ohne Datenverlust? A: Ja, aber du musst Workflows manuell nachbauen (Zapier erlaubt keinen Export). Lass beide Systeme parallel laufen für 2 Wochen zur Sicherheit.

F: Ist Make.com FINMA-konform? A: Ja, mit EU-Datenhosting (Frankfurt) erfüllt Make.com die Anforderungen für Schweizer Finanzdienstleister (siehe FINMA-Rundschreiben 2023/1, Art. 5).

F: Welche Plattform ist günstiger bei 10,000 Workflows/Monat? A: Make.com: CHF 16/Monat (Pro-Plan, 40k Operations). Zapier: CHF 375/Monat (Team-Plan, 50k Tasks). Ersparnis: CHF 4,308/Jahr.

F: Kann ich Schweizer Banking-APIs (PostFinance, UBS) nutzen? A: Make.com: Ja, mit HTTP-Modul (unbegrenzt). Zapier: Nur mit Custom Code (limitiert auf 10 Sek. Execution).

F: Welche Plattform ist besser für AI-Workflows (GPT-4)? A: Make.com: HTTP-Modul für OpenAI API (unbegrenzte Calls). Zapier: Native ChatGPT-Integration + Zapier Central (einfacher, aber weniger Kontrolle).

F: Kann ich n8n mit Make.com kombinieren? A: Ja, du kannst n8n für interne Workflows (z. B. Abacus-Integration) und Make.com für externe Apps (Gmail, Slack) nutzen. Verbinde beide via Webhooks.

Letzte Aktualisierung: 21. Januar 2026 Autor: Lukas Huber, SwissFinanceAI

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