Finance AI in der Finanzabteilung – so läuft es wirklich

Ich habe in den letzten Jahren bei vielen KMU gesehen, wie viel Zeit in der Finanzabteilung einfach im Papierkram versickert. Rechnungen abtippen, Belege schieben, Zahlen in Excel rein – alles Zeug, das nicht nur öde ist, sondern am Ende auch fehleranfällig. Genau da macht es halt Sinn, mit schlauen Tools zu arbeiten, die einem den stumpfen Teil abnehmen.

Was steckt hinter „Finance AI" im Alltag?

Heisst im Grunde: Programme, die sich wiederholende Arbeiten merken, verstehen und automatisch ausführen können.

In meiner Praxis sind das zum Beispiel:

• Belege scannen, lesen und direkt verbuchen (OCR)
• Automatisch richtige Konten vorschlagen
• Frühwarnung, wenn beim Cashflow was schiefläuft
• Auffällige Transaktionen markieren

Zeitersparnis – keine Theorie, echte Werte

Ich geb dir mal Zahlen aus Betrieben, die ich begleitet habe (passt ziemlich gut zu den offiziellen Studien):

Rechnungsverarbeitung

Früher: 15–20 Min pro Stück
Jetzt: 2–3 Min → 80%+ schneller

Monatsabschluss

Früher: fast eine Woche
Jetzt: teils in 3 Tagen fertig → 60% schneller

Reporting

Früher: jeden Morgen 2 Stunden Listen wälzen
Jetzt: 30 Min mit frischen Daten → locker 70% Zeit gespart

Zwei Beispiele aus der Schweiz

Handelsfirma in Zürich – 500+ Rechnungen pro Monat

Mit OCR + automatischer Kategorisierung sparen die jetzt gut 40 Stunden pro Monat. Nach ein paar Wochen wollte keiner mehr zurück zum Handbuchen.

IT-Dienstleister in Bern – unendlich komplexe Projektabrechnungen

Mit KI-gestützter Kostenzuordnung sind die Projektabschlüsse etwa 60% schneller. Heisst: Rechnungen kommen auch eher beim Kunden an – wichtig für den Cashflow.

Wie wir sowas einführen

Analyse (1–2 Wochen) – genau anschauen, was wirklich Zeit frisst.

Pilot (3–6 Wochen) – ein Tool auswählen, erst mal nur einen Teilprozess automatisieren. Fehler finden, anpassen.

Rollout (7–12 Wochen) – alles ausrollen, Leute schulen, Prozesse sauber dokumentieren.

Wichtige Learnings aus der Praxis

• Saubere Daten sind Gold wert – sonst automatisierst du am Ende nur Chaos.
• Das Team muss mitziehen – wenn die Buchhaltung denkt, die KI will den Job klauen, läuft es von Anfang an schief.
• Schritt für Schritt – lieber klein anfangen, Erfolg zeigen, dann ausweiten.

Was bringt es unterm Strich?

Bei einem 20-Personen-KMU, das ich neulich betreut habe:

Vorher: CHF 15'000 pro Monat für Finanzprozesse
Nachher: CHF 2'000 für das Tool + rund 40% weniger Zeitaufwand

Heisst: knapp CHF 4'000 pro Monat weniger Kosten – und weniger Stress im Monatsendspurt.

Mein Fazit

Finance AI ersetzt niemanden, aber nimmt den Leuten den Kleinkram weg, sodass mehr Zeit bleibt für das, was wirklich zählt – Kunden, Planung, Strategie. Wenn man es gescheit macht, spielt sich das Investment oft in weniger als einem Jahr wieder rein.