Hausverwaltung Finance Automation: Multi-Client Buchhaltung, Nebenkostenkonti & Owner Reporting automatisieren

Schweizer Hausverwaltungen mit 50+ Mandaten (Eigentümer) verbringen durchschnittlich 35-50 Stunden pro Monat mit manueller Finanzadministration: Multi-Client Buchhaltung (50 separate Konten), Nebenkostenkonti-Tracking (1-3 Konti pro Objekt = 150 Konti total), Verwaltungsgebühren abrechnen (monatlich/quartalsweise), Quartalsreports für Eigentümer erstellen (50 PDFs × 10 Seiten = 500 Seiten/Quartal). Bei CHF 50-60/Stunde Buchhaltungskosten entspricht das CHF 6,000-9,000/Monat.

Mit Finance Automation können 70-85% dieser Prozesse automatisiert werden:

• Multi-Client Buchhaltung: Automatische Trennung 50 Mandate (separate Konten, separate Bankkonti)
• Nebenkostenkonti-Tracking: Auto-Sync Heizungskonto, Reparaturfonds, Allgemeines Konto (150 Konti total)
• Verwaltungsgebühren: Auto-Berechnung 3-5% Jahresmieteinnahmen, monatliche Abrechnung
• Mietzins-Tracking: 800 Mietzinseingänge/Monat auf 50 separate Bankkonti verbuchen
• Owner Reporting: Auto-Generierung Quartalsreports (Einnahmen, Ausgaben, Nebenkostenkonti-Status, Cash Flow)
• Jahresabschluss: Auto-Export für 50 Eigentümer-Steuerberater (Liegenschaftskosten, Hypothekarzinsen)

Resultat: 30+ Stunden/Monat gespart, Reporting-Zeit -88% (20h → 2.5h/Quartal), Fehlerrate -92% (12% → 1%).

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1. Schweizer Hausverwaltungs-Finance Landscape: Warum ist Multi-Client Buchhaltung so komplex?

1.1 50 Mandate = 50 separate Buchhaltungen + 150 Nebenkostenkonti

Typisches Setup:

• Hausverwaltung: Verwaltet 50 Mehrfamilienhäuser für 50 verschiedene Eigentümer
• Objekte: Ø 16 Wohnungen pro Objekt = 800 Wohnungen total
• Bankkonti: 1 Bankkonto pro Eigentümer (Mieteinnahmen) + 1-3 Nebenkostenkonti pro Objekt = 50 + 150 = 200 Bankkonti

Problem: Jeder Eigentümer hat separate Buchhaltung:

Eigentümer 1 (Objekt: Zürichstrasse 12, 20 Wohnungen):
  - Bankkonto: UBS CH93 0076 2011 6238 5295 7
  - Nebenkostenkonti:
    * Heizungskonto: CHF 24,000 (Ölvorrat)
    * Reparaturfonds: CHF 80,000 (für zukünftige Renovationen)
    * Allgemeines Konto: CHF 12,000 (Hauswart, Versicherung)

Eigentümer 2 (Objekt: Bahnhofstrasse 45, 12 Wohnungen):
  - Bankkonto: PostFinance CH10 0900 0000 1234 5678 9
  - Nebenkostenkonti:
    * Heizungskonto: CHF 18,000
    * Reparaturfonds: CHF 45,000

Manueller Prozess:

1. 50 Kontoauszüge herunterladen (UBS, PostFinance, Raiffeisen, ZKB)
2. Jede Transaktion manuell zuordnen:
   • Mietzins Wohnung 3 (Zürichstrasse 12) → Eigentümer 1 Bankkonto
   • Heizöl-Rechnung CHF 8,000 → Eigentümer 1 Heizungskonto
   • Verwaltungsgebühr CHF 1,200 → Hausverwaltung Einnahmen
3. 50 separate Excel-Dateien pflegen (eine pro Eigentümer)
4. Quartalsweise: 50 PDFs generieren (Einnahmen/Ausgaben-Report)

Zeitaufwand:

• Kontoauszug-Download: 200 Konti × 2 Min. = 400 Min./Monat (6.7 Stunden)
• Transaktions-Zuordnung: 1,000 Transaktionen/Monat × 1 Min. = 1,000 Min. (16.7 Stunden)
• Excel-Pflege: 50 Mandate × 20 Min. = 1,000 Min. (16.7 Stunden)
• Total: 40 Stunden/Monat nur für Buchhaltung

1.2 Verwaltungsgebühren: 3-5% der Jahresmieteinnahmen

Typische Verwaltungsverträge:

• Flat Fee: 3-5% der Jahresmieteinnahmen (z.B. CHF 360,000 Jahresmieteinnahmen × 4% = CHF 14,400/Jahr = CHF 1,200/Monat)
• Zusätzliche Gebühren: Nebenkosten-Abrechnung (CHF 50-100/Wohnung/Jahr), Vermietungsgebühr (1 Monatsmiete bei Neuvermietung)

Beispiel Objekt Zürichstrasse 12 (20 Wohnungen, Ø CHF 1,500 Mietzins):

| Service | Berechnung | Betrag (CHF/Jahr) | |---------|------------|-------------------| | Grundgebühr | 20 Wohnungen × CHF 1,500 × 12 Monate × 4% | CHF 14,400 | | Nebenkosten-Abrechnung | 20 Wohnungen × CHF 75 | CHF 1,500 | | Vermietung (3 Wohnungen neu vermietet) | 3 × CHF 1,500 | CHF 4,500 | | Total | - | CHF 20,400/Jahr |

Manueller Prozess:

1. Excel: Mieteinnahmen summieren (20 Wohnungen × CHF 1,500 × 12 = CHF 360,000)
2. Berechnung: CHF 360,000 × 4% = CHF 14,400/Jahr = CHF 1,200/Monat
3. Rechnung erstellen (monatlich oder quartalsweise)
4. Versand an Eigentümer (E-Mail/Post)

Zeitaufwand: 10 Min./Mandat × 50 Mandate = 500 Min./Monat (8.3 Stunden)

1.3 Nebenkostenkonti: 150 separate Konti für Heizung, Reparaturen, Allgemeines

OR Art. 257b: Vermieter (bzw. Hausverwaltung im Auftrag) muss Nebenkostenkonti separat führen (nicht vermischen mit Mieteinnahmen)

Typische Konti pro Objekt:

| Konto | Zweck | Beispiel-Saldo | |-------|-------|----------------| | Heizungskonto | Ölvorrat, Gas-Vorauszahlung | CHF 24,000 | | Reparaturfonds | Zukünftige Renovationen (Dach, Fassade, Heizung) | CHF 80,000 | | Allgemeines Konto | Hauswart, Versicherung, Treppenhausreinigung | CHF 12,000 |

Problem: Bei 50 Objekten mit je 3 Konti = 150 separate Nebenkostenkonti tracken

Manueller Prozess:

1. Heizöl-Rechnung CHF 8,000 bezahlt (Objekt Zürichstrasse 12)
   → Excel: Heizungskonto Zürichstrasse 12 → CHF 24,000 - CHF 8,000 = CHF 16,000
2. Reparatur-Rechnung CHF 5,000 bezahlt (Dach-Sanierung)
   → Excel: Reparaturfonds Zürichstrasse 12 → CHF 80,000 - CHF 5,000 = CHF 75,000
3. Quartalsreport: Status aller 3 Konti in PDF einfügen

Zeitaufwand: 50 Objekte × 3 Konti × 5 Min./Monat = 750 Min. (12.5 Stunden/Monat)

1.4 Owner Reporting: 50 Quartalsreports à 10 Seiten = 500 Seiten/Quartal

Typischer Quartalsreport (Q1 2026, Objekt Zürichstrasse 12):

Seite 1: Executive Summary

• Mieteinnahmen Q1: CHF 90,000 (20 Wohnungen × CHF 1,500 × 3 Monate)
• Ausgaben Q1: CHF 12,000 (Heizung, Hauswart, Versicherung)
• Nettoertrag Q1: CHF 78,000
• Verwaltungsgebühr: CHF 3,600 (4% × CHF 90,000)

Seite 2: Mieteinnahmen-Detail

• Wohnung 1: CHF 4,500 (3 × CHF 1,500) ✅
• Wohnung 2: CHF 4,350 (2 × CHF 1,500 + 1 × CHF 1,350, 1 Monat verzögert) ⚠️
• ... (20 Wohnungen)

Seite 3-5: Ausgaben-Detail

• Heizöl: CHF 8,000
• Hauswart: CHF 2,000
• Versicherung: CHF 1,500
• Reparaturen: CHF 500

Seite 6-8: Nebenkostenkonti-Status

• Heizungskonto: CHF 16,000 (Stand 31.03.2026)
• Reparaturfonds: CHF 75,000
• Allgemeines Konto: CHF 10,500

Seite 9-10: Cash Flow Prognose (nächste 12 Monate)

• Erwartete Renovationen: Dach-Sanierung CHF 25,000 (Q3 2026)
• Liquiditäts-Alert: Reparaturfonds ausreichend ✅

Manueller Prozess:

1. Excel: Daten sammeln (Mieteinnahmen, Ausgaben, Nebenkostenkonti)
2. Word-Vorlage öffnen, Daten manuell einfügen
3. PDF generieren (10 Seiten)
4. E-Mail an Eigentümer (mit PDF als Attachment)

Zeitaufwand: 50 Mandate × 30 Min./Quartal = 1,500 Min. = 25 Stunden/Quartal (= 8.3 Stunden/Monat Ø)

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2. Manuelle Finance-Prozesse in Hausverwaltungen: Der Status Quo

Typischer Workflow (Ohne Automation)

Monat beginnt (z.B. Januar 2026)
  ↓
1. Kontoauszüge herunterladen (200 Bankkonti):
   - UBS: 80 Konti
   - PostFinance: 60 Konti
   - Raiffeisen: 40 Konti
   - ZKB: 20 Konti
   (6.7 Stunden)
  ↓
2. Transaktionen manuell zuordnen (1,000 Transaktionen):
   - Mietzins Wohnung 3, Zürichstrasse 12 → Eigentümer 1
   - Heizöl CHF 8,000 → Eigentümer 1 Heizungskonto
   - Verwaltungsgebühr CHF 1,200 → Hausverwaltung Einnahmen
   (16.7 Stunden)
  ↓
3. Excel-Dateien pflegen (50 Mandate):
   - Eigentümer 1: Einnahmen, Ausgaben, Nebenkostenkonti
   - Eigentümer 2: Einnahmen, Ausgaben, Nebenkostenkonti
   (16.7 Stunden)
  ↓
4. Verwaltungsgebühren abrechnen (50 Rechnungen):
   - Berechnung: Mieteinnahmen × 4%
   - Rechnung erstellen (PDF)
   - Versand per E-Mail
   (8.3 Stunden)
  ↓
5. Quartalsende (März, Juni, September, Dezember):
   - 50 Quartalsreports erstellen (Word → PDF)
   - Versand an 50 Eigentümer
   (25 Stunden/Quartal = 8.3 Stunden/Monat Ø)

Total Zeitaufwand: 6.7 + 16.7 + 16.7 + 8.3 + 8.3 = 56.7 Stunden/Monat

Kosten: 56.7 Stunden × CHF 50/Stunde = CHF 2,835/Monat (interne Buchhaltung)

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3. Finance Automation Stack für Hausverwaltungen

3.1 Core Tools

| Tool | Funktion | Kosten (CHF/Monat) | |------|----------|-------------------| | Bexio (Multi-Client Setup) | Buchhaltung (50 Mandate, separate Konten) | CHF 90-150 | | ImmoTop / Garaio REM | Immobilien-Verwaltungssoftware (Mietverträge, Nebenkosten) | CHF 300-800 | | Make.com | Workflow-Automation (Bank-Sync, Auto Owner Reports) | CHF 50-150 | | UBS/PostFinance eBanking API | Automatischer Kontoauszug-Download (200 Konti) | CHF 0 (kostenlos) | | Jasper Reports / Crystal Reports | Auto-Generierung PDF-Reports (Quartalsreports) | CHF 50-100 |

Total: CHF 490-1,200/Monat (abhängig von Anzahl Mandate)

3.2 Alternative: All-in-One Property Management Platforms

| Tool | Besonderheit | Kosten (CHF/Monat) | |------|--------------|-------------------| | Garaio REM | Enterprise-Lösung, Multi-Client Buchhaltung integriert | CHF 800-1,500 | | ImmoTop2 | Schweizer Standard, Bexio-Integration | CHF 400-800 | | Avanti Haus | Cloud-basiert, moderne UI, API-Integration | CHF 500-1,000 |

Empfehlung:

• Klein (10-30 Mandate): Bexio + ImmoTop (CHF 490/Monat)
• Mittel (30-80 Mandate): ImmoTop2 (CHF 600/Monat)
• Gross (>80 Mandate): Garaio REM (CHF 1,200/Monat)

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4. Automation Workflow: Von Multi-Client Buchhaltung bis Owner Reporting

4.1 Schritt 1: Automatisches Bank-Sync für 200 Konti

Problem: 200 Kontoauszüge manuell herunterladen (6.7 Stunden/Monat)

Lösung: UBS/PostFinance eBanking API + Bexio Multi-Client Integration

Workflow:

UBS eBanking API: Kontoauszüge abrufen (täglich, 80 Konti)
PostFinance eBanking API: Kontoauszüge abrufen (täglich, 60 Konti)
Raiffeisen eBanking API: Kontoauszüge abrufen (täglich, 40 Konti)
  ↓
Make.com: Neue Transaktionen erkannt (1,000 Transaktionen/Monat)
  ↓
Bexio API: Automatische Zuordnung
  - Transaktion "Mietzins Wohnung 3 CHF 1,500" (Bankkonto Eigentümer 1)
    → Bexio Konto "Eigentümer 1 → Mieteinnahmen"
  - Transaktion "Heizöl CHF 8,000" (Bankkonto Eigentümer 1)
    → Bexio Konto "Eigentümer 1 → Nebenkosten: Heizung"
  ↓
Automatische Kategorisierung:
  - ✅ Zugeordnet (950 Transaktionen = 95%)
  - ⚠️ Unsicher (50 Transaktionen = 5%) → Manuelle Prüfung

Zeitersparnis: 6.7 Stunden + 16.7 Stunden (Zuordnung) = 23.4 Stunden → 1 Stunde (manuelle Prüfung 5%) = 96% schneller

4.2 Schritt 2: Automatische Nebenkostenkonti-Tracking

Problem: 150 Nebenkostenkonti manuell tracken (12.5 Stunden/Monat)

Workflow:

Bexio: Transaktion "Heizöl CHF 8,000" erkannt
  ↓
Make.com: Kategorisierung
  - Rechnung-Scan (OCR): "Heizöl" erkannt
  - Objekt: Zürichstrasse 12 (Eigentümer 1)
  - Konto: "Eigentümer 1 → Heizungskonto"
  ↓
Bexio API: Auto-Buchung
  - Heizungskonto Zürichstrasse 12: CHF 24,000 - CHF 8,000 = CHF 16,000
  ↓
ImmoTop API: Status-Update
  - Heizungskonto-Saldo in ImmoTop aktualisieren (für Owner Reporting)

Zeitersparnis: 12.5 Stunden → 0.5 Stunden (manuelle Prüfung) = 96% schneller

4.3 Schritt 3: Automatische Verwaltungsgebühren-Abrechnung

Problem: 50 Rechnungen manuell erstellen (8.3 Stunden/Monat)

Workflow:

Bexio: Monatliches Trigger (z.B. 1. Tag des Monats)
  ↓
Make.com: Verwaltungsgebühren-Berechnung
  - Eigentümer 1: Mieteinnahmen Januar = CHF 30,000 (20 Wohnungen × CHF 1,500)
  - Verwaltungsgebühr: CHF 30,000 × 4% = CHF 1,200
  ↓
Bexio API: Rechnung erstellen
  - Position 1: Grundgebühr 4% (CHF 1,200)
  - MwSt: 8.1% (CHF 97.20)
  - Total: CHF 1,297.20
  ↓
Versand: E-Mail an Eigentümer (PDF-Rechnung)

Zeitersparnis: 8.3 Stunden → 0.5 Stunden (manuelle Prüfung) = 94% schneller

4.4 Schritt 4: Automatische Quartalsreports (50 PDFs à 10 Seiten)

Problem: 50 Quartalsreports manuell erstellen (25 Stunden/Quartal = 8.3 Stunden/Monat Ø)

Workflow:

Quartalsende (31. März 2026)
  ↓
Make.com Trigger: Quartalsreport generieren
  ↓
Bexio API: Daten abrufen (Eigentümer 1, Q1 2026)
  - Mieteinnahmen: CHF 90,000
  - Ausgaben: CHF 12,000
  - Nettoertrag: CHF 78,000
  - Nebenkostenkonti:
    * Heizungskonto: CHF 16,000
    * Reparaturfonds: CHF 75,000
    * Allgemeines Konto: CHF 10,500
  ↓
Jasper Reports: PDF generieren (Vorlage mit Bexio-Daten)
  - Seite 1: Executive Summary
  - Seite 2: Mieteinnahmen-Detail (20 Wohnungen)
  - Seite 3-5: Ausgaben-Detail
  - Seite 6-8: Nebenkostenkonti-Status
  - Seite 9-10: Cash Flow Prognose
  ↓
Make.com: E-Mail an Eigentümer 1 (PDF Attachment)
  - Betreff: "Quartalsreport Q1 2026 - Zürichstrasse 12"
  - Body: "Sehr geehrter Herr Mustermann, anbei finden Sie Ihren Quartalsreport..."

Zeitersparnis: 25 Stunden/Quartal → 2.5 Stunden/Quartal (manuelle Prüfung) = 90% schneller

4.5 Schritt 5: Automatischer Jahresabschluss für Steuerberater

Problem: 50 Eigentümer brauchen Liegenschaftskosten für Steuererklärung (15 Stunden/Jahr = 1.25 Stunden/Monat Ø)

Workflow:

Jahresende (31. Dezember 2026)
  ↓
Bexio API: Alle Liegenschaftskosten exportieren (Eigentümer 1)
  - Hypothekarzinsen: CHF 117,250
  - Unterhaltskosten: CHF 45,000
  - Verwaltungsgebühren: CHF 14,400
  - Versicherung: CHF 6,000
  - Total: CHF 182,650
  ↓
Excel-Export: "Liegenschaftskosten 2026 - Eigentümer 1.xlsx"
  ↓
Make.com: E-Mail an Eigentümer + Steuerberater
  - Betreff: "Steuervorbereitung 2026 - Zürichstrasse 12"
  - Attachment: Excel + PDF-Belege (alle Rechnungen)

Zeitersparnis: 15 Stunden/Jahr → 1 Stunde/Jahr (manuelle Prüfung) = 93% schneller

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5. ROI-Rechnung: Kostenersparnis durch Automation

5.1 Beispiel: Hausverwaltung mit 50 Mandaten, 800 Wohnungen

Manuelle Kosten (Vorher):

| Prozess | Zeitaufwand (Stunden/Monat) | Kosten (CHF/Monat, @CHF 50/h) | |---------|----------------------------|-------------------------------| | Kontoauszug-Download (200 Konti) | 6.7 h | CHF 335 | | Transaktions-Zuordnung (1,000 Transaktionen) | 16.7 h | CHF 835 | | Excel-Pflege (50 Mandate) | 16.7 h | CHF 835 | | Verwaltungsgebühren-Abrechnung (50 Rechnungen) | 8.3 h | CHF 415 | | Nebenkostenkonti-Tracking (150 Konti) | 12.5 h | CHF 625 | | Quartalsreports (50 PDFs) | 8.3 h (Ø/Monat) | CHF 415 | | Jahresabschluss (50 Eigentümer) | 1.25 h (Ø/Monat) | CHF 63 | | Total | 70.45 h/Monat | CHF 3,523/Monat |

Automatisierte Kosten (Nachher):

| Prozess | Zeitaufwand (Stunden/Monat) | Kosten (CHF/Monat, @CHF 50/h) | |---------|----------------------------|-------------------------------| | Bank-Sync (Auto) | 1 h (manuelle Prüfung 5%) | CHF 50 | | Nebenkostenkonti (Auto) | 0.5 h (manuelle Prüfung) | CHF 25 | | Verwaltungsgebühren (Auto) | 0.5 h (manuelle Prüfung) | CHF 25 | | Quartalsreports (Auto) | 0.8 h (manuelle Prüfung) | CHF 40 | | Jahresabschluss (Auto) | 0.1 h (manuelle Prüfung) | CHF 5 | | Manual Oversight | 5 h | CHF 250 | | Tool-Kosten | - | CHF 600/Monat (Bexio, ImmoTop, Make.com, Jasper) | | Total | 7.9 h/Monat | CHF 995/Monat |

Einsparung: CHF 3,523 - CHF 995 = CHF 2,528/Monat = CHF 30,336/Jahr

ROI:

• Setup-Kosten: CHF 5,000 (Make.com Workflows, API-Integration, Jasper Templates, Training)
• Break-Even: 2 Monate
• Jahr 1 Nettogewinn: CHF 25,336

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6. Implementation Roadmap (4 Monate)

Monat 1: Multi-Client Setup & Bank-Sync

Woche 1-2: Bexio Multi-Client Konfiguration

• [ ] Bexio: 50 Mandate als separate Kunden anlegen
• [ ] Kontenplan: 50 × 10 Konti (Mieteinnahmen, Nebenkosten, Reparaturfonds, etc.) = 500 Konti
• [ ] Test: 5 Mandate manuell anlegen

Woche 3-4: Bank-Sync Pilot

• [ ] UBS/PostFinance eBanking API aktivieren
• [ ] Make.com: Bank-Sync Workflow (täglich)
• [ ] Test: 30 Transaktionen (3 Mandate)

Monat 2: Nebenkostenkonti & Verwaltungsgebühren

Woche 1-2: Nebenkostenkonti-Automation

• [ ] ImmoTop Integration: Wohnungsdaten importieren
• [ ] Make.com: Auto-Kategorisierung Heizung/Reparatur/Allgemein
• [ ] Test: 15 Transaktionen (3 Nebenkostenkonti)

Woche 3-4: Verwaltungsgebühren-Automation

• [ ] Bexio: Recurring Invoices (monatlich, 4% Mieteinnahmen)
• [ ] Make.com: Auto-Berechnung basierend auf Ist-Mieteinnahmen
• [ ] Test: 5 Rechnungen

Monat 3: Quartalsreports & Jasper Templates

Woche 1-2: Jasper Reports Setup

• [ ] Template erstellen (10 Seiten: Executive Summary, Detail, Nebenkostenkonti, Prognose)
• [ ] Bexio API: Daten-Export (Mieteinnahmen, Ausgaben, Konti-Status)
• [ ] Test: 1 Quartalsreport (Eigentümer 1)

Woche 3-4: Automation Rollout

• [ ] Make.com: Auto-Generierung 50 Quartalsreports
• [ ] E-Mail-Versand an 50 Eigentümer
• [ ] Test: Quartalsreports Q1 2026 (vollständig)

Monat 4: Testing & Go-Live

Woche 1-2: Parallel-Betrieb

• [ ] 1 Monat Parallel: Manuell + Automatisch
• [ ] Fehlerrate messen (Ziel: <2%)

Woche 3-4: Go-Live

• [ ] Standard Operating Procedures (SOPs)
• [ ] Team-Training (4 Stunden)
• [ ] Monitoring-Dashboard (Bexio Reports)

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7. Compliance & Rechtliches

7.1 OR Art. 394-406: Auftragsverhältnis Hausverwaltung

Pflicht: Hausverwaltung muss im Interesse des Eigentümers handeln (Treuepflicht)

Automation Compliance:

• Transparente Buchhaltung (alle Transaktionen dokumentiert)
• Quartalsweise Reporting (Vertragsbestandteil)
• Separate Nebenkostenkonti (OR Art. 257b)

7.2 MWST auf Verwaltungsgebühren

Pflicht: Verwaltungsgebühren unterliegen 8.1% MWST

Automation Compliance:

• Bexio: Automatische MWST-Berechnung (8.1%)
• MWST-Abrechnung an ESTV (quartalsweise)

7.3 DSG/nDSG: Datenschutz Mieterdaten

Pflicht: Mieterdaten (Name, Adresse, Zahlungsverhalten) sind besonders schützenswert

Automation Compliance:

• Bexio/ImmoTop: Schweizer Server
• Verschlüsselung: AES-256
• Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Property Manager

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8. Häufige Fehlerquellen & Troubleshooting

8.1 Bank-Sync-Fehler: Transaktion falscher Eigentümer zugeordnet

Symptom: Mietzins Wohnung 3 (Eigentümer 1) wird Eigentümer 2 zugeordnet

Ursache: Bankkonto-IBAN nicht eindeutig im System

Lösung:

• Bexio: Jedes Bankkonto eindeutig einem Eigentümer zuordnen
• Make.com: IBAN-Match (100% Genauigkeit)

8.2 Nebenkostenkonti-Fehler: Heizöl-Rechnung falsches Konto

Symptom: Heizöl CHF 8,000 wird "Allgemeines Konto" statt "Heizungskonto" zugeordnet

Ursache: OCR-Scan nicht eindeutig ("Heizöl" nicht erkannt)

Lösung:

• Make.com: Keyword-Liste erweitern ("Heizung", "Öl", "Gas")
• Manuelle Fallback-Prüfung (Make.com benachrichtigt bei <90% Confidence)

8.3 Quartalsreport-Fehler: Zahlen falsch (z.B. Mieteinnahmen überhöht)

Symptom: Quartalsreport zeigt CHF 100,000 Mieteinnahmen (statt CHF 90,000)

Ursache: Doppelte Buchung (Mietzins wurde 2× erfasst)

Lösung:

• Bexio: Duplikat-Erkennung aktivieren
• Manuelle Prüfung vor Versand (Make.com: Benachrichtigung "Ungewöhnlich hohe Einnahmen")

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9. Tools & Ressourcen

9.1 Property Management Software (Schweiz)

| Tool | Website | Besonderheit | |------|---------|--------------| | ImmoTop2 | immotop2.ch | Schweizer Standard, Bexio-Integration | | Garaio REM | garaio-rem.ch | Enterprise (>50 Mandate) | | Avanti Haus | avanti.ch | Cloud-basiert, moderne UI |

9.2 Automation Tools

| Tool | Zweck | Kosten | |------|-------|--------| | Bexio (Multi-Client) | Buchhaltung (50 Mandate) | CHF 90-150/Monat | | Make.com | Workflow-Automation | CHF 50-150/Monat | | Jasper Reports | PDF-Report-Generierung | CHF 50-100/Monat |

9.3 Offizielle Ressourcen

• OR Auftragsverhältnis (Art. 394-406): admin.ch/or
• MWSTG Verwaltungsgebühren: estv.admin.ch
• SVIT (Schweizerischer Verband der Immobilienwirtschaft): svit.ch

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10. Fazit: Von 70 Stunden/Monat auf 8 Stunden/Monat

Schweizer Hausverwaltungen können durch Finance Automation:

✅ 62+ Stunden/Monat sparen (Multi-Client Buchhaltung, Nebenkostenkonti, Owner Reporting) ✅ Fehlerrate um 92% reduzieren (12% → 1%) ✅ CHF 30,336/Jahr netto einsparen (nach Tool-Kosten) ✅ Quartalsreports 90% schneller (25h → 2.5h/Quartal) ✅ Skalierbarkeit: Mit gleichen Tools 50 → 100 Mandate verwalten (+10 Stunden/Monat statt +30 Stunden)

ROI: Break-Even nach 2 Monaten, danach CHF 2,500/Monat Einsparung.

Nächster Schritt:

1. Bexio Multi-Client Setup (5 Mandate Pilot)
2. Make.com Bank-Sync mit 1 Bank (UBS) starten
3. Nach 3 Monaten: Rollout auf alle 50 Mandate

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