Microsoft 365 Copilot im Treuhandbüro: 18 Fragen, kurz beantwortet.

Copilot sieht genau das, worauf die anfragende Person ohnehin Zugriff hat – nicht mehr, aber auch nicht weniger. Das Problem sind deshalb nicht neue Rechte, sondern alte: zu breite Gruppen, vergessene Freigabelinks und Gastzugänge werden plötzlich in Sekunden auffindbar.

Nur wenn er die Datei ohnehin öffnen dürfte. Genau das ist in gewachsenen Ablagen häufiger der Fall als angenommen – etwa weil eine Personalliste einmal in einem allgemein freigegebenen Ordner abgelegt wurde. Der Test ist einfach: Prüfen Sie die Berechtigung der sensibelsten fünf Ablagen, bevor Sie Lizenzen verteilen.

Standardmässig nein. Copilot durchsucht Inhalte in Microsoft 365 – Mail, Teams, SharePoint, OneDrive. Eine Buchhaltungssoftware ist ohne eingerichtete Verbindung nicht dabei. Kopien aus dem ERP – Exporte auf OneDrive, PDFs im Mailanhang, Screenshots im Teams-Chat – liegen hingegen sehr wohl im Zugriff.

Sie erweitern den Zugriff und entstehen im Alltag schnell. Ohne Verzeichnis weiss nach einigen Monaten niemand mehr, welche aktiv sind und auf welche Datenquellen sie zugreifen dürfen. Ein einfaches Register mit Zweck, Datenquellen und verantwortlicher Person genügt.

Das hängt vom konkreten Fall ab: Datenklasse, Mandatsvertrag, eingesetzter Tarif, Konfiguration und fachliche Kontrolle müssen zusammenpassen. Ein bezahltes Konto allein ist keine Freigabe. Für die verbindliche rechtliche Beurteilung braucht es Ihre Rechtsberatung.

Meist nicht. Wenn eine Person oder ein Mandat über Beträge, Orte, Branche oder eine kleine Fallgruppe wieder erkennbar ist, bleiben es Personendaten. Pseudonymisiert ist nicht anonymisiert.

Tarife unterscheiden sich darin, wie eingegebene Daten verarbeitet und gespeichert werden und ob sie zur Verbesserung der Modelle verwendet werden. Kostenlose und private Konten sind hier anders gestellt als Tarife mit kommerziellem Datenschutz. Für Mandantendaten ist dieser Unterschied entscheidend – prüfen Sie die Bedingungen Ihres konkreten Tarifs, nicht eine allgemeine Werbeaussage.

Das hängt von Tarif, Region und Konfiguration ab und ändert sich mit neuen Funktionen. Für ein Freigabedossier gehört der tatsächlich konfigurierte Zustand hinein, nicht der Stand aus einer Produktbroschüre. Prüfen Sie diesen Punkt bei jeder wesentlichen Änderung erneut.

Bei umfangreicher Bearbeitung besonders schützenswerter Daten kann eine Folgenabschätzung nach revidiertem Datenschutzgesetz nötig sein. Ob sie im konkreten Fall erforderlich ist, beurteilt Ihre Rechtsberatung – das Audit liefert die technische Grundlage dafür.

In den meisten Fällen liegt es nicht am Modell, sondern an der Datengrundlage: unaufgeräumte Ablagen, fehlende Struktur, historisch gewachsene Berechtigungen und unklare Regeln, was eingegeben werden darf. Copilot spiegelt den Zustand Ihrer Ablage zurück.

Die fachliche Verantwortung für ein Arbeitsergebnis bleibt beim Treuhandbüro. Ein KI-Entwurf wird erst durch die Prüfung der zuständigen Fachperson zu einem verwendbaren Ergebnis. Legen Sie pro produktivem Anwendungsfall fest, wer prüft.

Bis zu einem gewissen Punkt. Wenn die zugrunde liegenden Dokumente aber veraltet, widersprüchlich oder unauffindbar sind, lässt sich das nicht durch eine bessere Frage lösen. Dann ist Aufräumen die günstigere Massnahme als Schulung.

Copilot Business liegt bei rund CHF 17 pro Person und Monat im Jahresabo, im Monatsabo höher – jeweils zusätzlich zur bestehenden Microsoft-365-Lizenz. Für ein Büro mit 15 Mitarbeitenden sind das etwa CHF 3'000 pro Jahr. Listenpreise ändern sich; massgebend ist Ihr eigenes Angebot.

Das entscheidet die Nutzung, nicht der Preis. Lizenzen, die nach wenigen Wochen liegen bleiben, weil die Antworten unbrauchbar sind, kosten in einem 15-Personen-Büro schnell CHF 1'500 pro Jahr für nichts. Klären Sie Ablage, Berechtigungen und Regeln, bevor Sie breit ausrollen.

Ja, das ist üblich und sinnvoll. Wichtig ist, was mit dem Rest des Teams geschieht: Wer keine Lizenz hat, nutzt häufig ein privates Gratis-Konto für dieselbe Arbeit. Diese Nutzung gehört ausdrücklich geregelt, sonst verlagert der Pilot das Risiko nur.

CHF 2'900 als Festpreis. Enthalten sind die 14-Punkte-Prüfung, ein schriftlicher Bericht mit priorisierter Risikoliste, eine KI-Weisung als Vorlage, ein 90-Tage-Plan und eine Ergebnisbesprechung. Enthält der Bericht keine umsetzbaren Massnahmen, erstatten wir den Betrag.

14 Kalendertage vom Kickoff bis zur Ergebnisbesprechung, rund zwei Stunden Termine auf Ihrer Seite plus das Ausfüllen eines Fragebogens.

Nein. Fragebogen und begleitete Bildschirmfreigabe in zwei Videocalls genügen. Es werden keine Administratorzugänge und keine Mandantendaten übergeben.

Nein. Es ist eine technisch-organisatorische Prüfung durch KI-Spezialisten. Der Bericht ist so aufgebaut, dass Ihre Rechtsberatung ihn effizient prüfen und freigeben kann; die juristische Beurteilung im Einzelfall bleibt bei ihr.