Renditeliegenschaften Finance Automation: Mieteinnahmen, Nebenkosten & Cash Flow automatisch tracken

Schweizer Immobilieninvestoren mit Mehrfamilienhäusern verbringen durchschnittlich 25-35 Stunden pro Monat mit manueller Finanzadministration: Mietzinseingänge kontrollieren, Nebenkosten-Abrechnungen erstellen, Hypothekarzinsen tracken, Liegenschaftskosten für die Steuererklärung dokumentieren. Bei 8 Mehrfamilienhäusern (120 Wohnungen) entspricht das CHF 3,500-5,000/Monat an Verwaltungskosten (bei CHF 40-50/Stunde Treuhänder oder eigene Zeit).

Mit Finance Automation können 75-90% dieser Prozesse automatisiert werden:

• Mietzins-Tracking: Automatische Kontrolle Soll vs. Ist (Bankkonto-Sync), Auto-Mahnungen bei Zahlungsverzug
• Nebenkosten-Abrechnung: Auto-Splitting Heizung/Wasser/Hauswart nach Wohnungsgröße/Personenzahl
• Hypotheken-Management: Zinseszinsen, Amortisationspläne, Refinanzierungs-Alerts
• Liegenschaftskosten-Tracking: Automatische Kategorisierung (Unterhalt, Verwaltung, Versicherung) für Steuerabzug
• Cash Flow Forecasting: Echtzeit-Dashboards für Mieteinnahmen, Leerstände, Renovation Reserves
• Steuererklärung: Auto-Export aller abzugsfähigen Kosten (Hypothekarzinsen, Unterhaltskosten, Verwaltungsgebühren)

Resultat: 20+ Stunden/Monat gespart, Säumnisquote -60% (15% → 6%), +CHF 18,000/Jahr durch bessere Steueroptimierung.

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1. Schweizer Immobilien-Finance Landscape: Warum ist Verwaltung so zeitaufwändig?

1.1 Mieteinnahmen: 120 Mietzinseingänge pro Monat manuell kontrollieren

Szenario: 8 Mehrfamilienhäuser, 120 Wohnungen, durchschnittlicher Mietzins CHF 1,800/Monat

Monatliche Soll-Einnahmen: 120 × CHF 1,800 = CHF 216,000/Monat

Problem: Jede Wohnung zahlt separat → 120 Banktransaktionen pro Monat. Manuelle Kontrolle:

1. Kontoauszug herunterladen (UBS/PostFinance)
2. Excel öffnen: Soll-Liste (120 Mieter × CHF 1,800)
3. Ist-Zahlungen manuell abgleichen:
   - Mustermann Max: CHF 1,800 ✅ (pünktlich)
   - Müller Anna: CHF 1,800 ❌ (fehlt → Mahnung schreiben)
   - Schmidt Peter: CHF 1,750 ⚠️ (CHF 50 fehlen → nachfragen)
4. Mahnungen schreiben (15% Säumnisquote = 18 Mieter/Monat)
5. Excel aktualisieren, für nächsten Monat speichern

Zeitaufwand:

• Kontoauszug-Download: 5 Min./Bank (bei 3 Banken = 15 Min.)
• Abgleich: 2 Min./Wohnung × 120 = 240 Min. (4 Stunden)
• Mahnungen: 10 Min./Mahnung × 18 = 180 Min. (3 Stunden)
• Total: 7 Stunden/Monat nur für Mietzins-Tracking

1.2 Nebenkosten-Abrechnung: Jährliche Abrechnung für 120 Wohnungen

OR Art. 257b: Vermieter muss jährlich Nebenkosten-Abrechnung erstellen (Heizung, Wasser, Hauswart, Treppenhausreinigung, Gartenpflege, Versicherung)

Beispiel Nebenkosten pro Wohnung (3.5 Zimmer, 85 m²):

| Kostenart | Jährliche Kosten (Gebäude) | Verteilschlüssel | Pro Wohnung (85 m²) | |-----------|----------------------------|------------------|---------------------| | Heizung | CHF 48,000 | Wohnfläche (m²) | CHF 2,400 | | Warmwasser | CHF 12,000 | Personen (2.5 Ø) | CHF 600 | | Hauswart | CHF 8,000 | Pauschal pro Wohnung | CHF 400 | | Treppenhausreinigung | CHF 4,000 | Pauschal pro Wohnung | CHF 200 | | Versicherung Gebäude | CHF 6,000 | Wohnfläche (m²) | CHF 300 | | Total | CHF 78,000 | - | CHF 3,900/Jahr |

Prozess (Manuell):

1. Alle Rechnungen sammeln (Heizöl, Wasser, Hauswart, Versicherung)
2. Excel: Verteilschlüssel berechnen
   - Heizung: Total m² Gebäude = 1,700 m² → CHF 48,000 / 1,700 = CHF 28.24/m²
   - Wohnung 1 (85 m²): 85 × CHF 28.24 = CHF 2,400.40
3. 120 Wohnungen × 5 Kostenarten = 600 Zeilen Excel
4. Abrechnung erstellen (PDF pro Wohnung)
5. Versand per Post (120 Briefe)

Zeitaufwand:

• Rechnungen sammeln/kategorisieren: 2 Stunden
• Excel-Berechnung: 4 Stunden (bei 8 Gebäuden)
• Abrechnung erstellen (PDF): 120 × 5 Min. = 10 Stunden
• Total: 16 Stunden/Jahr (nur einmal jährlich, aber komplex)

1.3 Hypotheken-Management: 8 Hypotheken à CHF 2.5 Mio.

Schweizer Immobilienfinanzierung:

• LTV-Ratio (Loan-to-Value): Max. 80% (Wohnimmobilien), davon:
  • 1. Hypothek: 65% (günstigere Zinsen, z.B. 2.8%)
  • 1. Hypothek: 15% (höhere Zinsen, z.B. 3.5%)
• Amortisation: 2. Hypothek muss innerhalb 15 Jahre auf 65% LTV reduziert werden

Beispiel: Mehrfamilienhaus Wert CHF 5 Mio.:

• Eigenkapital: CHF 1 Mio. (20%)
• 1. Hypothek: CHF 3.25 Mio. (65% × CHF 5 Mio.) @ 2.8% Zins
• 1. Hypothek: CHF 0.75 Mio. (15% × CHF 5 Mio.) @ 3.5% Zins

Jährliche Kosten:

• 1. Hypothek Zinsen: CHF 3.25 Mio. × 2.8% = CHF 91,000
• 1. Hypothek Zinsen: CHF 0.75 Mio. × 3.5% = CHF 26,250
• Amortisation 2. Hypothek: CHF 50,000/Jahr (über 15 Jahre)
• Total: CHF 167,250/Jahr

Manuelle Verwaltung:

• Zinseszinsen tracken (monatlich)
• Amortisationsplan überwachen (Soll vs. Ist)
• Refinanzierungs-Alerts (wenn Zinssatz in 1-2 Jahren ausläuft)
• Zeitaufwand: 2 Stunden/Monat (bei 8 Hypotheken = 16 Stunden/Monat)

1.4 Steueroptimierung: Abzugsfähige Liegenschaftskosten dokumentieren

DBG Art. 32 Abs. 2: Liegenschaftskosten sind steuerlich abzugsfähig:

• Pauschalabzug: 10% des Eigenmietwerts (einfach, aber oft nicht optimal)
• Effektiver Abzug: Alle tatsächlichen Kosten (Unterhalt, Verwaltung, Versicherung, Hypothekarzinsen)

Beispiel: Mehrfamilienhaus (Mietwert CHF 280,000/Jahr):

| Kostenart | Betrag (CHF/Jahr) | Steuerlich abzugsfähig? | |-----------|-------------------|-------------------------| | Hypothekarzinsen | CHF 117,250 | ✅ 100% | | Unterhaltskosten (Renovationen, Reparaturen) | CHF 45,000 | ✅ 100% | | Verwaltungsgebühren (Treuhänder) | CHF 12,000 | ✅ 100% | | Versicherung Gebäude | CHF 6,000 | ✅ 100% | | Grundstückgebühren (Müllabfuhr, Kanalisation) | CHF 3,000 | ✅ 100% | | Total Abzugsfähig | CHF 183,250 | - |

Pauschalabzug (10%): CHF 280,000 × 10% = CHF 28,000

Effektiver Abzug: CHF 183,250

Steuerersparnis (bei 30% Grenzsteuersatz):

• Pauschal: CHF 28,000 × 30% = CHF 8,400
• Effektiv: CHF 183,250 × 30% = CHF 54,975
• Differenz: +CHF 46,575/Jahr (durch bessere Dokumentation!)

Problem: Effektiver Abzug erfordert lückenlose Dokumentation (alle Rechnungen, Bankauszüge, Verträge). Viele Investoren nutzen Pauschalabzug, weil manuelle Buchhaltung zu aufwändig ist → CHF 45,000/Jahr verschenkt.

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2. Manuelle Finance-Prozesse in Immobilien-Verwaltung: Der Status Quo

Typischer Workflow (Ohne Automation)

1. Monat beginnt (z.B. Januar 2026)
   ↓
2. Mietzinseingänge überwachen:
   - Kontoauszug UBS herunterladen (PDF)
   - Excel öffnen: Soll-Liste (120 Mieter)
   - Manuell abgleichen (4 Stunden)
   ↓
3. Säumige Mieter identifizieren (18 Mieter = 15%)
   - Mahnungen schreiben (Word-Vorlage)
   - Ausdrucken, Couvert, Post (3 Stunden)
   ↓
4. Nebenkosten tracken:
   - Heizöl-Rechnung: CHF 48,000 → Excel eintragen
   - Hauswart-Rechnung: CHF 8,000 → Excel eintragen
   - Wasser-Rechnung: CHF 12,000 → Excel eintragen
   ↓
5. Hypotheken-Zinsen tracken:
   - Bank-Statement prüfen (Zinsen abgebucht?)
   - Amortisationsplan aktualisieren (Excel)
   ↓
6. Steuervorbereitung (laufend):
   - Rechnungen scannen, ablegen (Ordner "Liegenschaftskosten 2026")
   - Excel: Summe aller Kosten (für Steuerberater)
   ↓
7. Jahresende: Nebenkosten-Abrechnung (16 Stunden)
   - Excel: Verteilschlüssel berechnen
   - PDF erstellen (120 Wohnungen)
   - Versand per Post

Zeitaufwand pro Monat:

• Mietzins-Tracking: 7 Stunden
• Nebenkosten-Tracking: 2 Stunden
• Hypotheken-Management: 2 Stunden
• Steuervorbereitung: 3 Stunden
• Total: 14 Stunden/Monat (ohne Nebenkosten-Abrechnung)
• + 16 Stunden/Jahr (Nebenkosten-Abrechnung Dezember)

Jahrestotal: 168 + 16 = 184 Stunden/Jahr = CHF 7,360/Jahr (bei CHF 40/Stunde)

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3. Finance Automation Stack für Renditeliegenschaften

3.1 Core Tools

| Tool | Funktion | Kosten (CHF/Monat) | |------|----------|-------------------| | Bexio | Buchhaltung (Mietzins-Tracking, Rechnungen, Mahnwesen) | CHF 45-90 | | PropTech API (z.B. Houzy, ImmoScout24 Integration) | Immobilien-Daten (Wohnungsgröße, Mieter-Info, Vertragsdaten) | CHF 50-150 | | Make.com | Workflow-Automation (Bank-Sync, Auto-Mahnungen, Nebenkosten-Splitting) | CHF 25-80 | | UBS/PostFinance eBanking API | Automatischer Kontoauszug-Download (Mietzinseingänge) | CHF 0 (kostenlos) | | Prophet (Python) | Cash Flow Forecasting (Leerstände, Renovation Reserves) | CHF 0 (Open Source) |

Total: CHF 120-320/Monat (abhängig von Anzahl Immobilien)

3.2 Alternative: Immobilien-spezifische Verwaltungssoftware

| Tool | Besonderheit | Kosten (CHF/Monat) | |------|--------------|-------------------| | ImmoTop | Schweizer Standard, Mietzins-Management, Nebenkosten-Abrechnung | CHF 150-400 | | Garaio REM | Enterprise-Lösung (für >50 Objekte) | CHF 500-1,500 | | Houzy | PropTech-Plattform (Marktwert-Tracking, Renovations-Planung) | CHF 0-50 (Freemium) |

Empfehlung:

• Klein (1-5 Objekte): Bexio + Make.com (CHF 120/Monat)
• Mittel (5-20 Objekte): ImmoTop (CHF 250/Monat)
• Gross (>20 Objekte): Garaio REM (CHF 800/Monat)

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4. Automation Workflow: Von Mietzins-Tracking bis Steueroptimierung

4.1 Schritt 1: Automatisches Mietzins-Tracking (Bank-Sync)

Problem: 120 Mietzinseingänge pro Monat manuell abgleichen (4 Stunden/Monat)

Lösung: UBS eBanking API + Bexio Integration

Workflow:

UBS eBanking API: Kontoauszug abrufen (täglich, automatisch)
  ↓
Make.com: Neue Transaktionen erkannt
  ↓
Bexio API: Zahlungen mit Rechnungen abgleichen
  - Transaktion: "Max Mustermann CHF 1,800" → Rechnung "Mietzins Jan 2026, Wohnung 12" ✅ bezahlt
  - Transaktion: "Anna Müller CHF 1,800" → Rechnung "Mietzins Jan 2026, Wohnung 34" ✅ bezahlt
  ↓
Automatische Kategorisierung:
  - ✅ Bezahlt (105 Mieter)
  - ❌ Offen (12 Mieter) → Auto-Mahnung Trigger (Tag 31)
  - ⚠️ Teilzahlung (3 Mieter, z.B. CHF 1,750 statt CHF 1,800) → Benachrichtigung an Verwalter

Zeitersparnis: 4 Stunden → 15 Min. (manuelle Prüfung von Sonderfällen) = 94% schneller

4.2 Schritt 2: Automatisches Mahnwesen (3-Stufen)

Problem: 15% Säumnisquote = 18 Mieter/Monat müssen gemahnt werden (3 Stunden/Monat)

Workflow:

Bexio: Rechnung überfällig (Tag 31)
  ↓
Make.com Trigger: Automatische 1. Zahlungserinnerung (E-Mail)
  - Betreff: "Zahlungserinnerung: Mietzins Januar 2026, Wohnung 12"
  - Body: "Sehr geehrter Herr Mustermann, wir haben festgestellt, dass der Mietzins..."
  ↓
Tag 45: Noch keine Zahlung → 1. Mahnung
  - Mahngebühr: CHF 30
  - Bexio API: Mahngebühr als neue Position hinzufügen
  ↓
Tag 60: Noch keine Zahlung → 2. Mahnung
  - Mahngebühr: CHF 60 (total CHF 90)
  - Warnung: "Bei Nichtzahlung erfolgt Kündigung (OR Art. 257d)"
  ↓
Tag 75: Noch keine Zahlung → Inkasso-Vorbereitung
  - Make.com: Benachrichtigung an Verwalter (manuelle Entscheidung: Kündigung vs. Zahlungsvereinbarung)

Zeitersparnis: 3 Stunden → 0 Stunden (vollautomatisch) = 100% automatisiert

Säumnisquote-Reduktion:

• Vorher: 15% (18 Mieter/Monat)
• Nachher: 6% (7 Mieter/Monat) → Frühere Erinnerungen verbessern Zahlungsmoral

4.3 Schritt 3: Automatische Nebenkosten-Abrechnung

Problem: Jährliche Nebenkosten-Abrechnung für 120 Wohnungen (16 Stunden)

Workflow:

1. Rechnungen automatisch kategorisieren:
   Bexio: Rechnung "Heizöl CHF 48,000" → Kategorie "Nebenkosten: Heizung"
   Make.com: OCR-Scan (z.B. "Heizöl" im PDF erkannt) → Auto-Kategorisierung
   ↓
2. Verteilschlüssel-Berechnung (automatisch):
   PropTech API: Wohnungsdaten abrufen
   - Wohnung 12: 85 m², 2 Personen
   - Wohnung 34: 60 m², 1 Person
   Make.com: Berechnung
   - Heizung (m²-basiert): Wohnung 12 = 85 m² × CHF 28.24 = CHF 2,400.40
   - Warmwasser (Personen-basiert): Wohnung 12 = 2 Personen × CHF 300 = CHF 600
   ↓
3. Auto-Generierung Nebenkosten-Abrechnung (PDF):
   Bexio API: PDF erstellen (120 Wohnungen × 1 PDF)
   - Vorlage: Heizung, Warmwasser, Hauswart, Reinigung, Versicherung
   - Automatische Summierung: CHF 3,900/Jahr für Wohnung 12
   ↓
4. Versand (E-Mail statt Post):
   Make.com: E-Mail an alle 120 Mieter
   - Attachment: Nebenkosten-Abrechnung 2026.pdf
   - Betreff: "Nebenkosten-Abrechnung 2026 - Wohnung 12"

Zeitersparnis: 16 Stunden → 1 Stunde (manuelle Prüfung) = 94% schneller

4.4 Schritt 4: Hypotheken-Management & Refinanzierungs-Alerts

Problem: 8 Hypotheken manuell tracken (2 Stunden/Monat)

Workflow:

Bexio: Hypotheken-Konten einrichten
  - 1. Hypothek UBS: CHF 3.25 Mio. @ 2.8%, Ablauf 31.12.2028
  - 2. Hypothek UBS: CHF 0.75 Mio. @ 3.5%, Ablauf 31.12.2026
  ↓
Make.com: Automatische Alerts
  - 12 Monate vor Ablauf: "Refinanzierungs-Alert: 2. Hypothek läuft 2026 ab → jetzt Zinsen vergleichen"
  - Monatlich: Amortisations-Check (Soll: CHF 4,167/Monat, Ist: CHF 4,167 ✅)
  ↓
Prophet (Python): Zinsprognose
  - Input: Historische SNB-Zinsen (2015-2026)
  - Output: "2027 wahrscheinlich 3.2-3.8% Hypothekarzinsen → jetzt fixieren?"
  ↓
Benachrichtigung an Investor: "Refinanzierungs-Opportunity: Fixieren Sie jetzt 2.9% für 10 Jahre?"

Zeitersparnis: 2 Stunden → 15 Min. (Alerts prüfen) = 88% schneller

4.5 Schritt 5: Automatische Steueroptimierung (Liegenschaftskosten-Tracking)

Problem: Abzugsfähige Kosten manuell sammeln → viele Investoren nutzen Pauschalabzug (CHF 45,000/Jahr verschenkt)

Workflow:

Bexio: Alle Ausgaben kategorisieren
  - Kategorie "Liegenschaftskosten: Unterhalt" (z.B. Maler CHF 8,000)
  - Kategorie "Liegenschaftskosten: Verwaltung" (z.B. Treuhänder CHF 12,000)
  - Kategorie "Liegenschaftskosten: Hypothekarzinsen" (automatisch aus Bank-Sync)
  ↓
Make.com: Automatischer Jahresabschluss (Dezember)
  - Summe aller Liegenschaftskosten: CHF 183,250
  - Vergleich mit Pauschalabzug (10%): CHF 28,000
  - Empfehlung: "Nutzen Sie effektiven Abzug → +CHF 46,575 Steuerersparnis"
  ↓
Export für Steuerberater:
  - Bexio → Excel: Alle Kosten, kategorisiert
  - E-Mail an Steuerberater: "Ihre Liegenschaftskosten 2026 (CHF 183,250) sind bereit"

Steuerersparnis: +CHF 46,575/Jahr (durch bessere Dokumentation)

4.6 Schritt 6: Cash Flow Forecasting (Leerstände, Renovation Reserves)

Problem: Unerwartete Leerstände oder Renovationen gefährden Liquidität

Workflow:

Prophet (Python): Cash Flow Prognose (12 Monate voraus)
  ↓
Input-Daten:
  - Historische Mieteinnahmen (Bexio API)
  - Leerstandsquote (Ø 5% in Zürich)
  - Geplante Renovationen (PropTech API: Gebäude 3 braucht neue Heizung 2027 = CHF 120,000)
  ↓
Output:
  - Januar 2027: CHF +60,000 (normal)
  - Februar 2027: CHF +55,000 (1 Wohnung leer)
  - März 2027: CHF -60,000 (Heizung-Renovation)
  - April 2027: CHF +58,000 (Wohnung wieder vermietet)
  ↓
Alert: "Liquiditätsengpass März 2027 → CHF 60,000 Reserve aufbauen"

Zeitersparnis: 3 Stunden/Monat (manuelle Excel-Prognosen) → 0 Stunden (automatisch)

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5. ROI-Rechnung: Kostenersparnis durch Automation

5.1 Beispiel: 8 Mehrfamilienhäuser, 120 Wohnungen

Manuelle Kosten (Vorher):

| Prozess | Zeitaufwand (Stunden/Monat) | Kosten (CHF/Monat, @CHF 40/h) | |---------|----------------------------|-------------------------------| | Mietzins-Tracking | 4 h | CHF 160 | | Mahnwesen (18 Mieter) | 3 h | CHF 120 | | Nebenkosten-Tracking | 2 h | CHF 80 | | Hypotheken-Management | 2 h | CHF 80 | | Steuervorbereitung | 3 h | CHF 120 | | Cash Flow Forecasting | 3 h | CHF 120 | | Nebenkosten-Abrechnung (Dezember, 16h) | 1.33 h (Ø/Monat) | CHF 53 | | Total | 18.33 h/Monat | CHF 733/Monat |

Automatisierte Kosten (Nachher):

| Prozess | Zeitaufwand (Stunden/Monat) | Kosten (CHF/Monat, @CHF 40/h) | |---------|----------------------------|-------------------------------| | Mietzins-Tracking (Auto) | 0.25 h (nur Sonderfälle) | CHF 10 | | Mahnwesen (Auto) | 0 h | CHF 0 | | Nebenkosten-Tracking (Auto) | 0 h | CHF 0 | | Hypotheken-Management (Auto) | 0.25 h (Alerts prüfen) | CHF 10 | | Steuervorbereitung (Auto) | 0 h | CHF 0 | | Cash Flow Forecasting (Auto) | 0 h | CHF 0 | | Nebenkosten-Abrechnung (Auto) | 1 h (manuelle Prüfung) | CHF 40 | | Manual Oversight | 2 h | CHF 80 | | Tool-Kosten | - | CHF 250/Monat (Bexio, Make.com, PropTech API) | | Total | 3.5 h/Monat | CHF 390/Monat |

Einsparung: CHF 733 - CHF 390 = CHF 343/Monat = CHF 4,116/Jahr

ABER: Zusätzliche Steuerersparnis durch effektiven Abzug: +CHF 46,575/Jahr

Total Benefit: CHF 4,116 + CHF 46,575 = CHF 50,691/Jahr

ROI:

• Setup-Kosten: CHF 2,500 (Make.com Workflows, API-Integration, Training)
• Break-Even: 0.6 Monate (fast sofort durch Steuerersparnis!)
• Jahr 1 Nettogewinn: CHF 48,191

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6. Implementation Roadmap (3 Monate)

Monat 1: Tool-Setup & Bank-Sync

Woche 1-2: Bexio & Bank-Integration

• [ ] Bexio Account einrichten (CHF 45/Monat)
• [ ] UBS/PostFinance eBanking API aktivieren
• [ ] Make.com Account erstellen (CHF 25/Monat)
• [ ] Test: Automatischer Kontoauszug-Download (täglich)

Woche 3-4: Mietzins-Tracking Pilot

• [ ] Bexio: 120 Mieter als Kunden anlegen
• [ ] Recurring Invoices einrichten (monatlicher Mietzins)
• [ ] Bank-Sync testen: 30 Transaktionen manuell prüfen

Monat 2: Workflow-Automation Rollout

Woche 1-2: Mahnwesen & Nebenkosten

• [ ] 3-stufiges Mahnwesen einrichten (E-Mail-Templates)
• [ ] PropTech API: Wohnungsdaten importieren (m², Personen)
• [ ] Nebenkosten-Verteilschlüssel automatisieren

Woche 3-4: Hypotheken & Steueroptimierung

• [ ] Hypotheken-Konten in Bexio anlegen
• [ ] Refinanzierungs-Alerts einrichten (12 Monate vor Ablauf)
• [ ] Liegenschaftskosten-Kategorisierung (Auto OCR-Scan)

Monat 3: Cash Flow Forecasting & Go-Live

Woche 1-2: Prophet Integration

• [ ] Python-Script: Prophet Forecasting (Mieteinnahmen, Leerstände)
• [ ] Input-Daten: Bexio API (historische Mieteinnahmen)
• [ ] Output: 12-Monats-Prognose mit Alerts

Woche 3-4: Testing & Documentation

• [ ] 1 Monat Parallel-Betrieb (manuell + automatisch)
• [ ] Standard Operating Procedures (SOPs) erstellen
• [ ] Training für Verwalter (2 Stunden)

Go-Live: Ende Monat 3

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7. Compliance & Rechtliches

7.1 OR Art. 257b: Nebenkosten-Abrechnung

Pflicht: Vermieter muss jährlich Nebenkosten-Abrechnung erstellen

Automation Compliance:

• Alle Rechnungen automatisch kategorisiert (Heizung, Wasser, Hauswart)
• Verteilschlüssel transparent (m²-basiert, Personen-basiert)
• PDF-Archivierung (10 Jahre Aufbewahrungspflicht)

7.2 DBG Art. 32: Liegenschaftskosten steuerlich abzugsfähig

Pflicht: Alle abzugsfähigen Kosten dokumentieren (Rechnungen, Bankauszüge)

Automation Compliance:

• Bexio: Automatische Kategorisierung "Liegenschaftskosten"
• OCR-Scan: Rechnungen automatisch ablegen
• Jahresabschluss-Export für Steuerberater (Excel, PDF)

7.3 DSG/nDSG: Datenschutz Mieterdaten

Besonders schützenswerte Daten: Mieterdaten (Name, Adresse, Zahlungsverhalten)

Automation Compliance:

• Bexio: Schweizer Server (Zürich)
• Verschlüsselung: AES-256 (Standard)
• Zugriffskontrolle: Nur autorisierte Personen

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8. Häufige Fehlerquellen & Troubleshooting

8.1 Bank-Sync-Fehler: Transaktion kann nicht zugeordnet werden

Symptom: Bank-Transaktion "M. Mustermann CHF 1,800" kann nicht automatisch Rechnung "Mietzins Jan 2026, Wohnung 12" zuordnen

Ursache: Mieter verwendet abweichenden Namen ("Max" vs. "M.") oder vergisst Referenznummer

Lösung:

• Make.com: Fuzzy Matching (Name + Betrag + Datum → 90%+ Match-Rate)
• Manuelle Fallback-Prüfung (Make.com benachrichtigt bei <90% Confidence)

8.2 Nebenkosten-Fehler: Verteilschlüssel falsch berechnet

Symptom: Heizung wird pauschal pro Wohnung verteilt (statt m²-basiert)

Ursache: Wohnungsdaten (m²) fehlen in PropTech API

Lösung:

• PropTech API: Manuelle Ergänzung (einmalig)
• Backup: Excel-Import mit m²-Daten

8.3 Mahnwesen-Fehler: Mieter hat bereits bezahlt (aber Bank-Sync verzögert)

Symptom: Mieter erhält Mahnung, obwohl er 2 Tage vorher überwiesen hat (Bankverarbeitung dauert 2-3 Tage)

Lösung:

• Bexio Bank-Sync: Täglich statt wöchentlich
• Mahnwesen-Trigger: Erst 5 Tage nach Zahlungsziel (statt 1 Tag)

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9. Tools & Ressourcen

9.1 Immobilien-Verwaltungssoftware (Schweiz)

| Tool | Website | Besonderheit | |------|---------|--------------| | ImmoTop | immotop2.ch | Schweizer Standard, Nebenkosten-Abrechnung | | Garaio REM | garaio-rem.ch | Enterprise (>50 Objekte) | | Houzy | houzy.ch | PropTech, Marktwert-Tracking |

9.2 Automation Tools

| Tool | Zweck | Kosten | |------|-------|--------| | Bexio | Buchhaltung, Mietzins-Tracking, Mahnwesen | CHF 45-90/Monat | | Make.com | Workflow-Automation (API-Verbindungen) | CHF 25-80/Monat | | Prophet (Python) | Cash Flow Forecasting | CHF 0 (Open Source) |

9.3 Offizielle Ressourcen

• OR Mietrecht (Art. 253-274g): admin.ch/or
• DBG Liegenschaftskosten (Art. 32): admin.ch/dbg
• ESTV Merkblatt Liegenschaftskosten: estv.admin.ch

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10. Fazit: Von 18 Stunden/Monat auf 3.5 Stunden/Monat

Schweizer Immobilieninvestoren können durch Finance Automation:

✅ 20+ Stunden/Monat sparen (Mietzins-Tracking, Mahnwesen, Nebenkosten-Abrechnung) ✅ Säumnisquote um 60% reduzieren (15% → 6%) ✅ +CHF 46,575/Jahr Steuerersparnis (effektiver Abzug statt Pauschalabzug) ✅ CHF 50,691/Jahr netto einsparen (nach Tool-Kosten) ✅ Compliance-Risiko minimieren (OR Art. 257b, DBG Art. 32)

ROI: Break-Even nach 0.6 Monaten (durch Steuerersparnis), danach CHF 4,200/Monat Einsparung.

Nächster Schritt:

1. Bexio Account einrichten + UBS eBanking API aktivieren
2. Make.com Pilot mit 1 Gebäude (15 Wohnungen) starten
3. Nach 3 Monaten: Rollout auf alle 8 Gebäude (120 Wohnungen)

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